Систем фактурисања је срце потраживања пословних рачуна. Фактуре се припремају на основу продатих производа или услуга. Подаци из фактуре одговарају часописима о продаји, евиденцијама рачуна купаца, салдима рачуна потраживања и часописима за готовински рачун, између осталих пословних података.
Елецтрониц анд Мануал
Софтверски системи који се користе за фактурисање захтевају да мала предузећа уносе почетне податке пре штампања фактура. Сваки систем захтијева различите варијабле и потакнут ће корисника о томе што је потребно. Систем ће затим електронски интегрирати податке у потраживања. Насупрот томе, приликом постављања мануелног система, власник или књиговођа малих предузећа одлучује шта је потребно и формулише га као део рачуноводственог система у складу са тим. Без обзира да ли мала предузећа пружају услуге или продају производе, један од прелиминарних корака у успостављању система фактурисања је да се одреди шта да се укључи у фактуру као додатак основама као контакт информације.
Систем нумерисања
Свака фактура треба да садржи јединствени идентификациони број заснован на хронолошком редоследу продаје или по броју корисника. Како год власник малог бизниса изабере, ови јединствени бројеви се могу користити за навођење одређене фактуре у будућности.
Инвоице Боди
У одељку за опис фактуре, књиговођа ће желети да дода детаљну информацију како би корисник тачно знао које документе фактуре. На пример, фактура за услугу која једноставно наводи "сервисни позив" је превише нејасна ни за клијента ни за мала предузећа за касније коришћење. Међутим, ако опис каже нешто специфичније, као што су "Промењени филтери; очишћени вентилатори; тестирано паљење", и купац и сервисер тачно знају који се посао обавља. Ако се наплаћује по услузи или по сату, овај детаљ треба да буде укључен у опис. Када је фактура за производе, укључите количине и цијену по јединици. Ове информације одговарају уносима у часопису продаје.
Услови за кредит
Одредите кредитне услове за клијенте и укључите их у фактуру. На пример, ако се исплата очекује одмах, рачун треба да носи ознаку "Нето обавеза по пријему". Током процеса продаје, ако је клијенту речено да ће имати 30 дана да плати, укључите га као датум доспећа на фактури.
Све то заједно
Систем фактурисања је комплетан када одговара одговарајућем месту у процесу рачуноводства. Након што су фактуре припремљене, вријеме је за прикупљање потраживања. Један примерак сваке фактуре се шаље клијенту, а компанија задржава једну копију. Фактурисани износ се књижи на рачун клијента у часопису продаје. Када је уплата примљена, износ се одузима од рачуна клијента у часопису продаје и додаје на рачун готовине за пословање. На крају месеца, власник малих предузећа може прегледати рачуне да би забележио све неплаћене фактуре и потребу за праћењем тражења плаћања, као што је слање друге копије фактуре са ознаком "доспела".
