Библиотека је добра само онолико колико је њен систем индексирања: без Девеи Децималне, Конгресне библиотеке и неке врсте волумног каталога, нико не може наћи праву књигу брзо или поуздано да би библиотека била корисна. Све док модерне јавне библиотеке нису постале норма средином 19. века, професионални библиотекари су запамтили локацију томова у својој бризи. Касније, мануелни системи као што су картични каталози помогли су покровитељима да потраже локацију књига које су жељели. Од деведесетих година, већина библиотека је аутоматизовала неке аспекте свог пословања. Упркос трошковима и напорима инсталирања ових система, они су супериорнији модел када узмете у обзир недостатке ранијих метода.
Рањивост на људску грешку
Сваки систем са којим људи раде је подложан грешкама од стране ометеног, уморног или неспособног члана тима. Аутоматизовани системи још увек захтевају људску интеракцију, али смањују број одлука или операција које човек мора да обавља. Без обзира на то да ли сте поднели захтев за резервом или пратили долазак нових књига, сваки корак којим управља рачунар чини цео систем ефикаснијим јер је мање подложан грешкама.
Трошкови се додају током времена
Инсталирање аутоматизованог система може коштати $ 20,000 до $ 50,000 по библиотеци за само опрему. Упркос овим првим трошковима, аутоматизација штеди новац током времена. Ова уштеда долази у два облика. Многе операције, једном оперисане, настављају се без учешћа члана особља - на пример, генерисање извештаја о међубиблиотечким захтевима за зајмове или слање електронских опомена. Операције које још увијек требају људско биће - као што је обрада враћених књига - догађају се брже уз подршку аутоматизације. У оба случаја, библиотека може или смањити број запослених да би смањила свој буџет, или примијенити уштедена средства на задатке и програме који су више оријентирани на купца.
Претраживања трају дуже и мање су ефикасна
Тражење одређене књиге у каталогу картица - најзаступљенији систем ручне библиотеке - значи прелазак са једног индекса на други када промените претрагу од аутора до наслова. Помоћу аутоматизованог система, можете извести било коју врсту претраге коју желите са исте локације са неколико кликова. Тиме се штеди време посетилаца у поређењу са старим начином рада и потребно је мање помоћи запослених у библиотеци. Пошто су сви индекси виртуелни, а не физички, аутоматски систем може имати више категорија претраживања без додавања другог комада намештаја. Покровитељи могу претраживати по ширем низу кључних ријечи и појмова него са каталошким картицама. Аутоматизовани каталози се такође могу ставити на интернет, допуштајући патрону да потврди да је књига доступна од куће, уместо да дође у библиотеку и буде разочарана.
Остављен иза информационог пута
Библиотеке и информације се брзо дигитализују. Свака библиотека која још увек користи ручни оперативни систем не може да се повеже са дигиталним ресурсима. Ово чини дијељење информација и публикација много теже и дуготрајније него код аутоматизованог система. Како 21. век напредује и више ресурса постаје потпуно дигитално, покровитељи библиотека ручних библиотека неће моћи да приступе растућем проценту информација.
Ограничавање будућности
Е-књиге, подкастови, блогови и видео туторијали су део онога како савремени свет комуницира суму људског знања. Библиотеке са ручним системима имају ограничен приступ овом растућем обиму рада. Сваки систем аутоматизованог квалитета, насупрот томе, по дефаулту ће омогућити приступ већини ових ресурса на даљину и на лицу места.
