Поверљива информација је било који податак који желите да будете потпуно приватни, било из пословних или личних разлога. Ако шаљете поверљиве информације другој страни, то је ризична радња. Требало би да обезбедите поверљиву поруку баш као што бисте заштитили све што верујете да има високу вредност.
Цоммон Сценариос
Компаније обично шаљу повјерљиве информације другим пословним сурадницима или колегама у вези с тајним пројектима. Један од примера је да једна компанија разматра спајање са другим, мора да пренесе предложени план и не жели да конкуренти још знају. Још један уобичајени сценарио у којем једна страна мора да преноси поверљиве информације је да филмски писац жели да пошаље необјављену скрипту редитељу. Послодавац може послати кандидату повјерљиву понуду за запошљавање, или кандидат може тражити да његова пријава буде приватна. У сва три случаја, мудро је саставити пропратно писмо о повјерљивости као преамбулу приложених информација.
Зашто пропратно писмо?
Када шаљете повјерљиве информације, било путем е-поште или поште, ризикујете да их пресретну неовлаштене треће стране. Чак и ако информације сигурно дођу до примаоца, и даље ризикујете да будете непажљиви од стране примаоца када се ради о управљању информацијама и одржавању приватности. Ризик можете смањити тако што ћете саставити пропратно писмо које појачава вашу жељу за потпуном повјерљивошћу.
Шта укључити
Једна од првих ставки које ће се укључити у пропратно писмо је ознака “Повјерљиво” или “Особно и повјерљиво”, отиснута масним словима, великим словима преко врха или директно изнад тијела писма. Опћенито подсјетите приматеља на оно на шта се односи комуникација, као што је „расправа коју смо недавно имали о Пројекту Кс.“ Изричито изразите да ће се сав садржај онога што ће приматељ прочитати одржати у потпуној повјерљивости - ниједна страна треба да је погледају осим експлицитно именованих прималаца.
Отхер Цонсидератионс
Пре него што пошаљете поверљив документ другој страни у одређеним околностима, мудро је навести особу да прегледа и потпише споразум о откривању (НДА) - посебно ако је то изузетно поверљиво. НДА дефинише шта је укључено када говорите о повјерљивим информацијама, обавезама приматеља и било којем одређеном временском оквиру за чување приватности информација. Потврдите кључне услове вашег споразума о неоткривању у вашем пропратном писму. Такође треба да укључите и копију потписаног НДА директно иза пропратног писма.
