Ефективан одговор на писмо којим се траже информације даје клијенту тражене информације одмах, избегавајући сувишне формулације или попуњавање. Одговарање на захтјеве клијената за информацијама благовремено повећава кредибилитет вашег пословања.
Отварање
Убаците име и контакт информације купца у горњи леви угао слова, у стандардном формату за писање писама. На пример:
Џон Смит
555 Моцкингбирд Лане,
Спрингфиелд, ОХ
Испод адресе клијента, унесите датум писања писма.
Користите име клијента да персонализујете писмо, а не генерички "Драги купац". Прва реченица после поздрава требало би да му каже да је писмо заиста одговор на његов захтев за информацијама: "Драги Џоне, у одговору на ваш захтев за информацијама …"
Леттер Боди
Припремите писмо клијента испред себе док припремате свој одговор. Поново прочитајте писмо како бисте били сигурни да јасно разумете информације које тражи. Ако клијент жели више информација, истакните различите ставке да бисте се уверили да не остављате никакве информације. Затим у телу писма, адресирајте сваку ставку у формату листе. Ако је применљиво, користите елементе за форматирање тачака или нумерисане листе који се налазе у вашем софтверском програму.
Завршни
Позовите клијента да предузме кораке на основу информација које сте дали и поново се укључите у посао, савјетује Цинтхиа Перун у Предузетнику. Ако, на примјер, можете помоћи клијенту да наручи онлине наруџбу из ваше пословне локације, позовите га да дође у трговину да то учини. Укључите телефонски број ваше твртке, адресу е-поште и адресу веб-локације. У реду је поновити ову информацију у затварању писама - и позвати клијента да вас контактира ако му требају додатне информације.
Савети
-
Типографије и граматичке грешке лоше се одражавају на ваше пословање. Пре слања било какве преписке клијентима, укључујући одговоре на захтеве за информацијама, нека ваш административни помоћник или сарадник прочита писма најмање два пута.
