Како поставити виртуалну канцеларију. У глобалном окружењу, радна места практично немају границе са запосленима широм света. Уз све веће цијене некретнина, виртуална канцеларија је постала атрактивна појава за многе пословне људе. Компаније се могу лоцирати на одређеном мјесту, али запосленици свакодневно обављају уредске послове са различитих локација, као што су хотел, кафић или дом.
Одлучите се за пословну адресу за свој виртуални уред. То може бити број поштанског сандучића или можете користити услугу поштанског сандучета ЦМРА (Цоммерциал Маил Рецеивинг Агенци) за добијање адресе која звучи корпоративно.
Погледајте опције повезивања. Постоји неколико опција које можете изабрати од е-поште, мобилних телефона, онлине форума, инстант мессенгера, ВоИП-а и још много тога.
Припремите вашу изабрану локацију за виртуелну канцеларију за постављање. Наместите место и створите радну атмосферу онако како желите. Уверите се да има довољно места за инсталацију потребне електронике као што су рачунари, факс машине и телефонске линије.
Инсталирајте потребан софтвер на своје рачунаре у зависности од ваших потреба. Неки програми су посебно дизајнирани за веб конференције, презентације, заказивање састанака и тако даље. Такође је добра идеја да изаберете поуздани антивирусни програм да бисте заштитили свој ПЦ од напада на мрежи.
Обратите се добављачу телефонских услуга и добијте модеран телефонски систем са интерактивним системом гласовног одговора (ИВР) како бисте могли да управљате позивима без потребе да се налазите на локацији. Њихова уграђена технологија долази по разумној цијени и наплаћују само за стварну употребу.
Успоставите интранетну опрему која ће бити доступна само послодавцима компаније како би прослиједили информације, виталну комуникацију, датотеке и документе или отишли у виртуалну приватну мрежу (ВПН) тако да пренесени материјал буде потпуно повјерљив. Пратите ко приступа бази података ваше организације тако што ћете водити евиденцију информација о улазу, излазу и приступу.
Закажите своје званичне састанке са колегама, клијентима или другим људима уз кафу на локацији која је добра за све. Ако сви ваши контакти не могу физички да буду тамо, можете да организујете повезивање користећи Веб камере, мобилне телефоне и инстант поруке.
Побрините се да ваши запосленици редовно достављају распоред сати како би забележили број радних сати. Систематски прегледајте ове временске табеле на основу процијењених сати потребних за специфичне задатке како би задржали непродуктивно вријеме проведено у провјери.
Савети
-
Број пословних апликација долази у облику "апартмана" који укључују већину програма потребних за постављање виртуелне канцеларије, па чак и више. Неки од популарних апартмана су Мицрософт Оффице, Лотус, Цорел и АпплеВоркс. Ако имате буџет, обезбиједите својим запосленима потребну опрему као што је лаптоп, Ви-Фи мобилни телефон, ВоИП и другу опрему. Тада се ви и ваша радна снага можете ефикасно повезати.
Упозорење
Редовно правите резервне копије података да бисте избегли потпуну крађу вашег свакодневног пословања ако се систем поквари. Ово заиста може бити ноћни сценарио.
