Постоји више случајева у којима се од вас може тражити да напишете писмо у име неког другог. Адвокати, на пример, то раде редовно. Друге ситуације укључују писање за људе који немају способности да то сами ураде или који су ученици другог језика и не могу да пишу на енглеском језику. Одсуство вашег шефа у канцеларији може бити још један разлог због којег тражи да напишете писмо у његово име. Без обзира на то зашто пишете писмо за неког другог, формат је досљедан.
Одредите садржај
Разговарајте са особом коју ћете написати у име. Направите листу тачака које желите да покријете, особу која ће се обратити писму и све друге детаље које треба укључити. Разговарајте о теми писма док не осетите да имате довољно информација да бисте то написали на прави начин.
Користите Леттерхеад и Бусинесс Леттер Формат
Ако је могуће, напишите на заглављем, јер то даје кредибилитет вашој кореспонденцији. Ако немате заглавље, на врху странице унесите адресу особе за коју пишете слово, оставите размак и унесите датум. Почните са поздравом, "Драга", након чега слиједи име особе, наслов и зарез. Ако, на пример, пишете компанији, она ће прочитати „Драга госпођо Бригс“ или „Председавајућем судији“, ако је то на суду.
Усвојите блок-формат за пословна писма. Све реченице почињу на лијевој страни странице; параграфи одвојени су линијским простором. Удаљеност између вашег затварања је од три до четири реда да бисте омогућили ваш потпис. Упишите пословна писма, а не рукописе.
Децларе Аутхорсхип
Изјавите да пишете у име друге особе ако је то прикладно, као у писму суду. Ако се ради о писму које излази под именом друге особе, не морате изјавити да она то није сама написала. У случају физичких повреда или језичких проблема указује се на разлог: "Пишем у име Јереми Смитхерса док је обијео оба скијања на зглобовима."
Користите ефикасан и разумљив језик
Доћи до тачке. Писма - без обзира да ли су у име неког другог - морају бити кратка и сажета. Наведите разлог због којег пишете, а затим покрените нови параграф за ваше идеје. Не заборавите да промените параграфе и оставите простор када мењате идеје. Пишите на разумљивом језику. Немојте користити велику реч када ће мали урадити и задржати ваше реченице кратким. Циљајте на јасноћу, уместо да покушавате да импресионирате свог читаоца својим опсежним речником.
Користите формални глас
Држите тон пословно. Избегавајте цветне фразе и будите усредсређени на тему о којој пишете. Немојте давати своје мишљење о овој теми, осим ако за то не постоји добар разлог.
Цлосе Стронг
Сажети садржај писма у закључном параграфу. Такође одредите радњу коју особа коју пишете за жељено писмо жели. Ако је могуће заменити неисправан уређај или захтев за састанак. Користите закључак “С поштовањем” или “С поштовањем” да бисте остали у складу са пословним тоном писма. Фразе као што су “Талк соон” или “Иоур фриенд” нису прикладне. Потпишите и упишите своје име, а затим речи "у име име особе за коју пишете".
Ревиев
Оставите писмо на један дан и онда га уредите. Као и граматичке и правописне грешке, пазите на често збуњене речи као што су „прошлост и прошлост“ или „утицај и ефекат“. Проверите на основу оригиналне листе да бисте били сигурни да ништа нисте заборавили. Ставите се на место примаоца писма. Прочитајте га наглас себи и процените тон и садржај. У складу с тим уредите. Прегледајте писмо са особом у чије име сте написали. Побрините се да нисте превидјели ништа што је особа хтјела укључити.
