Извршни резиме може да прати било који тип извештаја - то је једноставно консолидација важних детаља ако ваша публика не жели да прочита цео извештај. Разлике су у финијим детаљима. Морате фино подесити стандардни формат да бисте прилагодили тему и публику. Ако је ваша публика војска, Стратегиц Маркетинг Гроуп упозорава да сама морнарица производи више од 500 милиона страница документације годишње. Имајући то у виду треба да буде ваша највећа брига, јер особље можда неће имати много времена да проведе на вашим страницама.
Организовање информација
Ваш први изазов је да организујете информације у свом извештају како бисте могли да укључите најважније делове у много краћи документ - ваш резиме. Пређите преко целог извештаја и уклоните информације које желите да укључите у свој сажетак. Редослед презентације треба да буде сличан ономе како се информације појављују у самом извештају. Укључите наслове у сажетак који одговарају или се лако могу повезати са одељцима у вашем извештају. Ако се ваш извештај не може сврстати у наслове, можете да уносите ознаке у свој сажетак када га напишете, водећи вашег читача до места где у дужем извештају може да пронађе детаљније информације. Не желите укључити одређене податке у сажетак, али ваш читатељ би требао бити у могућности да их пронађе ако жели сазнати више.
Писање резимеа
Сврха резимеа је да се што је могуће брже објасни све основне информације које ваш читалац треба да донесе у вези са питањем које адресирате. Структурирајте свој сажетак тако да се најважније информације појаве на почетку. Ово би требало да обухвати и сврху и обим вашег извештаја, као и ваш закључак. Можда не желите да оставите своју војну публику нагађањем до последњег параграфа. У зависности од садржаја извештаја, можете пратити са процедурама које треба спровести, истраживањем које сте урадили, анализом, опцијама и коначном одлуком. Држите ваше параграфе кратким, не више од седам или осам реченица, и посветите се сваком делу вашег извештаја. Останите унутар три странице, осим ако не сумирате технички извјештај. У овом случају, ваш сажетак може бити до 10% страница вашег извјештаја, али ако је тако дуго, прихватљиво је написати два одвојена сажетка. Што се дуже може бавити техничким питањима и краћи сажетак од 3 странице може дати преглед цијелог извјештаја. Немојте скакати напријед-назад између прошлог, садашњег и будућег времена - то успорава читљивост.
Обраћање војној публици
Стратегиц Маркетинг Гроуп савјетује да стандардни стил писања Армије захтијева јасну поруку која промиче брзо читање. Ако ваш извештај подразумева стварање било ког места у било којој грани оружаних снага, сачувајте сажетак реченица у свом сажетку и до тачке. Избегавајте изношење мишљења, као што је: „Мислим да ће ово функционисати зато што је Кс једнако З.“ Можете одбацити шест речи тако што ћете једноставно рећи: „Кс је једнако З“, онда изложите најважније чињенице и повежите их са очекиваним резултатима.
Такинг Прецаутионс
Размислите о свом читатељству ако разговарате о војним питањима. Ако сте члан оружаних снага и пишете цивилном ентитету, побрините се да не укључите било коју информацију која је повјерљива или која крши сигурност. Ако пишете свој извештај и резиме вашем надређеном, оба могу проћи кроз друге руке пре доласка на његов сто, зато се побрините да сви који су укључени буду прочитани шта сте написали.
