Рачуноводствени информациони систем узима све податке и бројке из финансијских података организације и распоређује их у уредну структуру. Рачуноводствени информациони систем служи три основне функције: прикупљање и обрада података, давање информација доносиоцима одлука унутар организације и увид у то да рачуноводствено особље евидентира информације тачно и штити податке.
Прикупљање и обрада
У фази прикупљања рачуноводственог информационог система, рачуновође или књиговође прикупљају и евидентирају податке од продаје готовине, потраживања, куповине готовине, обавеза и платног списка, између осталих трансакција. У компјутеризованим системима, софтверски програм обрађује све дебите и кредите у потпуну базу података за управљање информацијама.
Извештаји за управљање
Рачуноводствено особље дистрибуира извештаје доносиоцима одлука унутар организације, као што су менаџери продаје и маркетинга, менаџери производње, финансијски менаџери и сви шефови одељења. Руководство користи информације генерисане из рачуноводственог информационог система за анализу текућег пословања и финансијског стања организације и израду планова и постављања циљева за будућност. На пример, биланс стања створен из система може показати менаџменту, власницима, повериоцима и инвеститорима где организација стоји у финансијском смислу у одређеном тренутку.
Тачност и сигурност
Ограничавање броја људи који имају приступ систему најбоље остварује трећу функцију рачуноводственог информационог система - како би се осигурало да пословање исправно чува исправне податке. Лидери организације морају одлучити ко ће то бити. На пример, обучени чиновници, књиговође или рачуновође захтевају приступ да би верификовали и унели податке у систем и генерисали извештаје. Остали сарадници организације, и унутрашњи и спољашњи, генерално немају потребу да манипулишу подацима.
Врсте система и шта је укључено
Компаније обично компјутеризују рачуноводствени информациони систем у свим организацијама осим у најмањим. Корисници рачунара уносе податке у софтверске програме који завршавају израчуне и класификују и уносе податке у одговарајуће категорије. Систем онда може генерисати различите врсте извештаја, у зависности од захтева корисника. Информациони систем обухвата све кораке у обрачунском циклусу, а папирна документација која доказује трансакције, као што су радни налози, фактуре и финансијски извештаји, постаје део система. У мањим предузећима, као што је мама-и-поп операција у којој се одвија неколико трансакција, предузеће може одржавати рачуноводствени информациони систем ручно. Опет, књиговођа користи читав обрачунски циклус и конструише ручне извештаје из резултата.
