Добро написана белешка вам може помоћи да брзо добијете одобрење за куповину рачунара за вашу компанију или организацију. Меморандум мора јасно да наведе потребу за компјутерима, зашто би куповина требала бити направљена сада и јасно назначити све могуће алтернативе. Меморандум треба да се заснива на пословним разлозима, а не на личним жељама.
Прикупите информације о тренутном стању рачунара ваше организације. Сазнајте да ли има довољно рачунара за све чланове организације, њихово радно стање и када су купљени. Сазнајте оригиналну куповну цену и упоредите је са тренутним ценама. Прикупите податке о новцу потрошеном на поправке. Документујте квалитет опреме и да ли је она застарела. Разговарајте са људима који користе тренутне рачунаре. Распитајте се о томе шта им се свиђа и што им се не свиђа. Питајте да ли су сматрали да су њихови компјутери код куће бољи од њихових компјутерских уреда, и ако јесте, зашто.
Контактирајте своје колеге у другим организацијама. Прикупите што више интелигенције о рачунарима које користе, колико дуго су у употреби и било каквим плановима за надоградњу.
Размислите о кориштењу података које сте прикупили да бисте довршили СВОТ анализу. СВОТ се залаже за предности, слабости, прилике и пријетње. СВОТ анализа је посебно корисна када покушавате оправдати велику куповину за велику организацију. Међутим, припрема СВОТ-а за било коју одлуку може вам помоћи да изградите бољи аргумент. СВОТ анализа ће вам помоћи да одредите колико је ваша рачунарска технологија данас јака, њене слабости и могућности за побољшања. Такође ће прегледати и претње, као што је како ваша компанија може да заостане за временом и изгуби посао конкурентима ако настави са застарелом технологијом. Коначно, прикупите информације о ценама од неколико произвођача.
Напишите допис користећи све податке које сте тражили. Будите сигурни да се фокусирате на пословни случај за куповину; стварна наруџбеница ће доћи касније. Разговарајте јасно и увјерљиво. Представите допис и добијете одобрење.
