Меморандум - скраћеница за меморандум - је писана комуникација која снима информације које треба подијелити са групом људи у професионалном окружењу. Иако се меморије могу форматирати у различитим шаблонима, важно је укључити значајне дијелове дописа тако да ће ваш меморандум послужити као учинковито средство комуникације.
Хеадинг
Белешка мора имати наслов који наводи пошиљаоца, примаоца, датум и предмет. Када укључите име појединца на меморандум, напишите његов посао након њега. У поље "Фром" ("Од") укључите свој назив посла након свог имена. Наслов се налази на врху белешке, пре текста. Ако је допис хитан, у вашој канцеларији може бити уобичајена пракса да напишете ријеч "Хитно" на врху наслова.
Преглед, који долази након наслова, укратко објашњава садржај меморандума. У прегледу, представите сврху меморандума, као што је представити идеју или одговорити на задатак који сте добили. Преглед даје читаоцу основну идеју о томе шта је меморандум, тако да она може одлучити да ли ће читати допис одмах или касније.
Контекст
Одељак контекста белешке даје позадину информација које се презентују. Ово помаже читаоцу да схвати повезаност меморандума са пословним односима. На пример, можете написати: "Захваљујући напредним технолошким протоколима …" Ова фраза, као и друге сличне, помажу читаоцу да стави мемо у контекст са оним што се још догађа у послу.
Задаци и резолуције
Ако је сврха вашег дописа да објасните задатке које ћете обављати као одговор на контекст, то можете рећи у сљедећем дијелу меморандума. На пример, можете рећи: "Ја ћу тражити истраживање тржишта за технологију …" Ово даје читаоцу идеју о следећим корацима које предузимате. Ако је ваш допис представити резолуцију, можете написати: "Моји налази закључују да нова технологија не би користила нашој компанији јер …"
Детаљи
Неке белешке позивају на укључивање детаља. Ако желите да укључите статистичке податке, податке или информације о истраживању тржишта, наведите ове детаље у новом параграфу. Ове подржавајуће идеје су познате као део меморандума о дискусији.
Закључак
Завршите свој допис са кратким закључком који читаоцу говори шта се надате да ће га прочитати. Завршни сегмент такође треба да допусти читаоцу да зна да сте добродошли на питања или коментаре за дискусију.
Прилози
Ако погледате графиконе, графиконе, смернице, извештаје, минуте или друге пословне документе у белешци, приложите их на полеђину белешке. На страници са белешкама укључите напомену на дну да је приложен један или више докумената.
