Пажљиво прављење одговора на пословну е-пошту - било од стране клијента, потенцијалних клијената, шефа или сарадника - може учинити све да се осигура жељена реакција и одговор.
Разумите писца
Пажљиво погледајте ко је написао е-поруку јер игра улогу у формалности користите да одговорите. На примјер, стручњак за етикет е-поште Линдсаи Поллак предлаже одговор на е-маил који користи формални језик користећи сличан формални и пристојан језик. Ако пошиљалац користи неформални тон, користите опуштенији тон, али га задржите професионалним.
Одредите исход
Сазнај шта коју желите да читалац преузме када одговорите. На пример, ако шаљете одговор проспекту, желите да га купите. Међутим, ако шаљете одговор свом шефу, желите да она мисли да сте професионални и способни. Одговори људима о питања корисничких услуга треба да доведе до срећног купца који осећа да су његове потребе задовољене.
Савети
-
Сачекајте док се не смирите како бисте одговорили на контроверзну е-пошту.
Опишите исход у реченици 1
Користите прву реченицу свог одговора опишите шта желите да постигнете, предлаже Геоффреи Јамес, уредник у компанији Инц. На пример, ако клијент пошаље е-маил са жалбом, употријебите своју прву реченицу да бисте рекли да желите ријешити проблем тако да се клијент осјећа задовољним и задовољним купњом.
Маке Иоур Поинтс
Сада је време да објасните како планирате да се деси прва реченица. Усе мали параграфи да направите поенту. Џејмс препоручује да употријебите доказе како бисте подржали идеје које описујете у свом одговору. У зависности од теме и потребних радњи, докази могу бити једноставни као што је указивање на чињеницу или опсежност у смислу пружања више детаља специфичних за ту тему. На пример, ако ваш шеф пита зашто желите да се одобри трошак, наведите чињеницу или две о томе како ће одобравање трошкова имати користи од одељења или компаније уопште.
Дајте позив на акцију
Користите своју последњу реченицу поновите оно што желите да читалац уради следеће. Ова реченица треба да иде руку под руку са вашим почетним ставом. На пример, да би ваш клијент био задовољан, објасните корак који сте спремни да предузмете да бисте решили проблем.
Одјавити се
Коначно, користите ријечи за потписивање, као што је "Бест" или "Тханк иоу", тако да прималац зна да су стигли до краја е-поште, предлаже ауторици Форбса Сусан Адамс. Додајте своје име и укључите свој пословни потпис у све е-поруке. Потпис треба да садржи ваше пуно име, име компаније и контакт информације, укључујући број телефона и адресу веб-локације.
Савети
-
Проверите коректуру и спеловање е-поште пре него што притиснете дугме "пошаљи". У супротном, грешке могу учинити да изгледате неуредно и непрофесионално.
