Ручно писање рачуна може изгледати старомодно или чак претенциозно, али клијенти цијене чињеницу да сте уложили додатни напор како бисте били сигурни да имају евиденцију о својим трошковима. Чак и предузећа са аутоматизованим преузимањима понекад искусе прекиде у напајању и неуспех интернетских услуга. Уместо да изгубите посао, можете ручно да напишете признаницу за продају робе ако се не бавите куповином великих количина.
Зашто пружати потврде?
Пружање тачних рачуна има многе предности за ваше клијенте и вас, трговца. Пракса штити вашу репутацију трговца или пружаоца услуга. Купопродајни лист који сте доставили показује Вашем клијенту да су примили сву робу и услуге које су купили, по исправној цијени. Потврда такође документује специфичне преференције клијента. Праћење корисничких преференција и узорака куповине помаже вам да пратите инвентар и планирате поновну набавку.
Поред одржавања усклађености са ИРС и индустријским стандардима, пружање тачних рачуна такође чини следеће:
- Он штити ваше запослене од лажних оптужби за непоштене или непоштене поступке.
- Пракса олакшава рјешавање спорова.
- Пружање потврда помаже да се успостави датум почетка и истека гаранције.
Како написати рачун
За потребе пореске администрације, свака потврда о плаћању пословних трошкова мора да садржи дан, месец и годину у којој је трансакција извршена, списак свих купљених артикала или пружених услуга и укупан плаћени износ. Индустријски стандарди за пословне субјекте диктирају да такође укључите назив своје фирме и контакт информације заједно са начином плаћања који се користи, било да се ради о готовини, чеку, уплатници, кредитној картици или електронском преносу средстава.
Да ли су признанице правни захтев?
У многим државама, станодавци морају дати писмену потврду о најму, ако станар то затражи, без обзира на начин плаћања који је станар користио. Неке државе само захтијевају рачуне за куповину изнад одређеног износа у доларима. Чак иу граду који нема такве законске захтеве, међутим, најбоља индустријска пракса налаже да доставите рачун за сваку трансакцију. Једноставан "Желите ли ваш рачун?" испуњава законске или индустријске обавезе у оним државама које не захтијевају од вас да их пружите.
Шта је значење доказа о плаћању?
Доказ о уплати укључује оригинални рачун куповине, отказане чекове, банковне извјештаје и изјаве о кредитној картици. Страница потврде трансакције или е-порука за потврду може бити и доказ о уплати ако садржи датум, листу свих ставки или услуга које сте купили и одређени облик плаћања који је кориштен за довршетак куповине.
Како рукописати потврду о плаћању
Без обзира да ли користите шаблон рачуна или не, следите ове кораке да бисте написали потврду:
- Упишите број рачуна у горњем десном углу рачуна. Да бисте избегли да клијенту дате исти број трансакције, почните са бројем 001 и наставите даље. Све док укључујете и данашњи датум, можете користити те исте бројеве сљедећи дан.
- У горњи леви угао упишите име компаније и контакт информације. Укључите свој пословни телефон, факс, е-адресу и веб-локацију, заједно са својим радним временом. Не само да ће ове информације помоћи клијенту да утврди да ли је куповина била пословни трошак, већ корисник може проследити вашу адресу и радно време пријатељима и породици.
- Прескочите линију и почните са уносом свих купљених ставки, заједно са кратким описом сваке од њих, и завршавајући са куповном ценом ставке на крајњем десном углу.
- Наведите укупну цену пре него што одузмете све купоне. Након тога, узмите било који попуст и обезбедите нови тотал. Додајте порез на промет. Додајте и трошкове слања и руковања ако то није куповина у трговини.
- На крају, напишите начин плаћања и име клијента на последњој линији рачуна или где год пише "примљено од". Дајте клијенту једну копију и чувајте другу за вашу евиденцију.
