Тешко је пратити пословање како расте. Може да буде још више збуњујуће када покушате да схватите како се структура променила током времена, на пример, кроз експанзију или административне промене. Мапирање процеса помаже менаџменту да види промене путем дијаграма. Међутим, да би дијаграм био тачан, потребно је поштовати одређена правила приликом изградње процесне мапе.
Дефинишите симболе графикона
Свака мапа процеса има скуп симбола који представљају различите задатке. Пре него што почнете да правите мапу процеса, ове симболе треба дефинисати. Овали, на пример, показују улаз на почетку процеса или излаз на крају процеса. Кутије или правоугаоници приказују задатке или активности које се одвијају током процеса. Стрелице показују ток правца, а дијаманти показују тачке у процесу када се постављају питања или је потребна одлука. (За пример, погледајте Ресурси.)
Дефинишите процес
Одредите где процес почиње и где се завршава. Мапирање процеса се обично ради када мијењате начин на који људи раде свој посао, на примјер додајући аутоматизирани процес, када се ваша твртка спаја с другом твртком, када уводите нову линију производа и требате разумјети њен утјецај имате на свом особљу, задацима и технологијама, и када покушавате да смањите трошкове и побољшате ефикасност. Одредите шта покушавате да урадите, када почне, када се заврши и у складу са тим наведите мапу процеса.
Наведите кораке
Кораци могу показати довољно информација или обиље детаља. Који год пут да изаберете, држите га једноставним. Сваки корак напишите у облику “глагол-објект” као што је “акциони план”.
Направите секвенцу
Користећи Пост-Ит белешке или индексне картице, мапирајте кораке с лева на десно у облику дијаграма. Не брините се само о цртању стрелица или фигура. То се дешава када имате визуелну идеју о томе како ће ваша мапа изгледати.
Нацртај дијаграм
Нацртајте симболе на основу правила која сте већ исцртали за сваки облик - овали представљају улаз и излаз, на пример. Након што су симболи на мјесту, нацртајте стрелице. Ако неки облик захтева више од једне стреле, можда ћете морати да поставите дијамант за одлучивање тако да када дођете до тог корака, знаћете да постоје алтернативе које треба размотрити. Приликом цртања дијаграма, користите системски приступ, где је сваки корак повезан са следећим кораком или резултатом помоћу стрелице. Уверите се да је модел комплетан и да садржи релевантне информације.
