Када пишете извјештај који ће бити представљен на састанку, морате слиједити неке основне смјернице, од којих је већина вјеројатно научена у школи. На пример, морате бити сигурни у сврху вашег извештаја, морате да се фокусирате на прецизно дефинисану подтему и да морате да пишете са својом публиком на уму.
Унапријед се зна о образовном и радном окружењу учесника састанка. То вам помаже да знате колико тема требате објаснити. На пример, замислите да састављате извештај о броју несрећа на одређеним градским раскрсницама које ће бити представљене на следећем састанку Одбора за саобраћај. Ако тројица од пет чланова одбора имају искуства у спровођењу закона, нећете морати да објашњавате фразе као што је "навигација по реду".
Запамтите савет свог наставника енглеског у средњој школи: Не покушавајте да се борите са универзумом. Напишите мање сегменте ваше главне теме. То чини ваш извештај лакшим за разумевање. На пример, “безбедност пешака” може бити главни предмет извештаја о саобраћајној студији, али ваш извештај је ограничен на један део те теме - побољшање безбедности на две раскрснице.
Побрините се да обезбедите довољно контекста у свом уводу и закључку. То помаже учесницима на састанцима да схвате значај ваших приједлога. На пример, ако ваш извештај препоручује ангажовање помоћних полицајаца за рад у општинском суду, ваш увод би објаснио општинску дугогодишњу борбу за надокнаду повећања прековременог рада плаћеног полицајцима. У закључку би се поновило како је овај приједлог само један од многих који могу помоћи опћини да искоријени рупе у свом буџету.
Нека наслов извјештаја предложи да ли је састанак заказан за рјешавање проблема или за давање информација.На пример, ако је менаџер позвао састанак да обавести чланове тима да је продаја у последњем кварталу порасла, ваш наслов би могао да буде, „Продаја у трећем кварталу: утицај нових процедура корисничких услуга“.
Извештаји обично имају за циљ да утичу на нечије поступке. Наведите повратне информације које очекујете - и од кога. На пример, извештај школског надзорника о повећању резултата тестова за студенте може препоручити одбору да одобри резолуцију којом се пилот програм претвара у стални.
