Иако многи људи сматрају састанке губитком времена, они су ефикасан начин за размјену информација, праћење напретка великог пројекта и побољшање комуникације између чланова тима. Важно је да сви учесници присуствују састанку и стигну на вријеме како би спријечили непотребна кашњења. Дјелотворан начин за потицање оних који су укључени да буду на вријеме је да свима пошаљу подсјетник на предстојећи састанак неколико дана прије него што је заказан.
Пошаљите е-поруку свим учесницима састанка неколико дана прије састанка.
Унесите адресе е-поште свих особа за које се очекује да присуствују у пољу "То" у шаблону е-поште, а затим почните са састављањем поруке.
Укључите важне детаље као што су датум, време и локација. Такођер можете приложити дневни ред ако га имате. То ће помоћи полазницима да се припреме за састанак.
Ако ће састанак укључивати само неколико људи, можда ћете више волети да шаљете текстуалну поруку свима. Ово упозорава присутне на заказани састанак и шаље податке директно на њихове мобилне телефоне. На овај начин, они могу да провере детаље као што су време и локација састанка на додир дугмета где год да су. (Уверите се да имате тачан број телефона мобилног телефона. Поруке које су случајно послате на фиксну линију неће бити примљене.)
