Комуникација унутар организације је критична. Што су запослени више повезани и информисани, то ће више имати повјерења у свог послодавца. Истраживања показују да запослени преферирају интеракцију лицем у лице са својим надређенима, али временска ограничења и величина организације не дозвољавају увијек такав приступ. Подсетници компаније су још један начин да се пренесе важна информација интерној публици организације. Мање формалан од пословних писама, они могу објавити нове политике или организацијске промјене, доставити тражене информације или послужити као ажурирање пројекта. Учење писања меморандума компаније који пружа информације које су запосленима потребне помоћи ће у јачању „моћи унутар ваше компаније“.
Ставке које су вам потребне
-
Дигитална слика логотипа компаније
-
Софтвер за објављивање на радној површини
-
Принтер
-
Папер
Уметните логотип компаније као слику на врху странице.
Направите наслов који гласи (великим словима) „МЕМО“, „МЕМОРАНДУМ“ или „ИНТЕРОФФИЦЕ ЦОРРЕСПОНДЕНЦЕ“. Ово се може центрирати на врху или поравнати са лијевом маргином.
Следећи наслов, убаците линију размака, а затим речи "ТО:," "ФРОМ:", "ДАТУМ:" и "СУБЈЕЦТ:" (можете заменити и "РЕ:" уместо "СУБЈЕЦТ:") са одговарајуће информације након чега слиједи тврди повратак. Аранжман може варирати. Свака ставка може имати сопствену линију за укупно четири реда, или можете поделити у две колоне: прва која садржи "ТО:" и "ФРОМ:", а друга са "ДАТЕ:" и "СУБЈЕЦТ". укључују унутарњу адресу или поздрав (“Драги…”).
Покрените тело белешке на другом или трећем реду испод наслова. Ако је ваш допис рутинска порука, отворите га на директан начин. Меморандуми који доносе лоше вијести требали би се отворити неутралном изјавом која је уско повезана с темом меморандума, познатом у пословној комуникацији као тампон, како би се читатељи припремили за негативне информације. У зависности од вести, можете изабрати између неколико стратегија за ово отварање. Будите сигурни да је искрена, релевантна, поштена и кратка.
Користите остатак свог простора да бисте пружили важне детаље. Тон би требао бити конверзацијски. Користите поднаслове да бисте дуже записе лакше читали. Такође можете укључити табеле, графиконе или друге слике. Писци који желе да убеде своју публику треба да укључе како / зашто ће ова информација имати користи или од запослених лично или од компаније у целини.
Завршите на позитивној, пријатељској поруци. Не укључујте поздравни запис или потпис.
Одштампајте белешку и иницијал на своје име на врху или припремите белешку која ће бити послата е-поштом (можда ћете изгубити део форматирања слањем електронским путем). Ако ће меморандум бити послат већем броју прималаца, можда ће бити јефтиније одштампати једну копију, иницијализовати је и направити фотокопије.
Дистрибуте. Може се доставити ручно, послати е-поштом, послати путем меусобне поште или послати поштом.
Савети
-
Користите блок формат (без увлачења) са линијом размака између сваког од параграфа. Фокусирајте се на једну тему. Покушајте сачувати мемо под две стране. Меморандуме треба користити само ваша интерна публика. Не шаљите допис људима изван ваше компаније. Уместо тога напишите слово. Ако се бавите дописом одређеним појединцима, а не читавом одјељењу или особљу уопће, алфабетизујте вашу листу приматеља осим ако на одређеним позицијама нема људи који би требали имати истакнутији положај.
