Сва предузећа имају процесе, било да се ради о производу, обради плаћања кредитном картицом, на броду запосленог или провјери осигурање квалитета. Понекад ти процеси раде беспрекорно, а понекад не. Управљање пословним процесима је систем који се бави вашим процесима и бичује их олимпијским пливачким обликом. Добра имплементација БПМ-а ће побољшати видљивост ваших процеса, олакшавајући уклањање уских грла и спречавање дуплирања рада.
Савети
-
Управљање пословним процесима је методологија за поједностављење начина на који компанија ради ствари, с циљем побољшања перформанси.
Шта је пример пословног процеса?
Пословни процес је низ корака које људи у вашој организацији обављају како би постигли одређени циљ. Ови кораци се понављају много пута, често од стране многих људи и обично на стандардизован начин. Скоро било шта - од одобравања захтева за одмор до процене тријаже коју медицинско особље обавља у хитној служби - квалификоваће се као пословни процес.
Узмимо, на примјер, примјер захтјева за кредит банци. Да би покренуо овај процес, корисник ће попунити електронски образац за пријаву на интернет страници банке. Сада, точкови банке почињу да се окрећу. Прво, банка ће провјерити да ли је корисник исправно испунио образац. Затим, апликација ће проћи кроз кредитну провјеру. Неко други може извршити верификацију прихода, други тим може затражити додатну документацију и могу постојати друге активности које ће омогућити банци да донесе одлуку о томе да ли ће одобрити кредит.
Кључ је у томе што је процес вишестран. Као и већина пословних процеса, он укључује вишеструке кораке и више људи, а ти људи користе различите алате и системе како би постигли ствари. Свеукупно гледано, цијели систем је дизајниран да претвори низ улаза (апликацију за кредит и пратеће документе) у жељени излаз (одлука о одобрењу која се доставља клијенту).
Шта је управљање пословним процесима?
Када је ваше пословање веома мало, пословним процесима је релативно лако управљати. Може бити само шачица људи у уреду који обављају свакодневне задатке, и сватко има солидан преглед велике слике. Ова ситуација се мења како расте. Задаци које је једном обавила једна особа изненада се предају између више одјела. Људи дуплицирају напоре других, задаци падају кроз пукотине и постоји већи потенцијал за људе да праве грешке.
Примарна сврха управљања пословним процесима је да подвргне ове хаотичне процесе под микроскопом и схвати како да их побољша. Најлакши начин да то схватите је да визуализујете све активности у вашем процесу као дијаграм тока корака. БПМ је дисциплина формализирања ових корака у логичнији и досљеднији тијек рада.
Које су предности управљања пословним процесима?
Главни циљ БПМ-а је да вам уштеди вријеме и новац тако што ћете смањити масноћу у вашим процесима, као што је уклањање уских грла, уклањање вишка радника и заустављање непотребног дуплицирања посла. Међутим, БПМ није све у циљу повећања крајњег резултата, а постоје и други позитивни исходи од којих предузећа могу имати користи:
-
И запослени и менаџери имају користи од јасније дефиниције њихових улога и одговорности, јер сви прате систематске планове да би се ствари обавиле.
-
Тимови се удружују и боље комуницирају када су сви на истој страници у вези са резултатима и роковима.
- Мање је стреса, јер преоптерећени запослени више не морају да присуствују састанцима за праћење или жонглирају са више такмичарских задатака одједном.
- БПМ усклађује ваше процесе са приоритетима организације тако да не губите време на процесе који додају најмање вредности пословању.
- Менаџери добијају бољу видљивост у процесу рада, што пружа користан траг за ревизију и усклађеност са прописима.
- Купци имају користи од побољшаног времена испоруке, што доводи до већег задовољства купаца.
Како БПМ ради?
БПМ је прије свега методологија. Састоји се од јасног низа корака и техника које помажу да се формализује процес БПМ-а тако да се отпад и друге неефикасности могу идентификовати и побољшати. Од многих установљених БПМ методологија, неке, као што су Леан или Сик Сигма, ушле су у популарни речник. Генеричке методологије прате многе исте принципе. Без обзира на методологију коју одаберете, можете очекивати да се она фокусира на три стуба БПМ-а: процес, људи и технологија.
Процес
Основни фокус БПМ-а је оптимизација пословних процеса како би били у складу са сврхом и остварили исправне резултате у право вријеме.
Људи
Осигурати да људи раде праве ствари на прави начин је кључ за успјешан процес. БПМ разматра задатке које људи раде и поставља питања као што су: Чији је посао да обавља задатак А иу којем временском оквиру? Шта се дешава ако релевантна особа игнорише проблем? Ко добија упозорење када се процес заглави? Овај ниво видљивости је неопходан ако желите да повећате ефикасност у систему.
Технологија
Да би ваши процеси радили глатко, прелазак задатака мора бити беспрекоран све време. Софтвер за управљање пословним процесима је алат који помаже у спровођењу процеса. Дакле, ако покренете БПМ вежбу и дефинишете бољи процес, технологија може помоћи да се осигура да процес функционише на начин на који сте га дефинисали. Главна карактеристика технологије је прикупљање података о перформансама како бисте могли пратити метрике које су неопходне за успјех процеса.
Како дизајнирате БПМ методологију?
БПМ ради другачије, у зависности од типа посла који имате. Дакле, прије него што почнете дизајнирати БПМ методологију, морате процијенити што желите побољшати имплементацијом. Ако сте, на пример, услужна организација, можда желите да БПМ побољша време одговора клијентима. Компаније које производе или производе производе, с друге стране, можда траже бољу ефикасност и перформансе на монтажној линији или синхронизацију са другим системима и процесима.
Користећи ове комерцијалне драјвере као водич, свака БПМ методологија ће затим пратити животни циклус фаза, сваки са својим сопственим скупом задатака које треба имплементирати. Најчешћа БПМ методологија, ДМЕМО, прати пет фаза: дизајнирање, моделирање, извршавање, праћење и оптимизација.
Прва фаза: Дизајн
Фаза дизајна користи БПМ технологију за мапирање вашег процеса као што је сада, пре редизајнирања радног процеса тако да се процес одвија много ефикасније. Оно што добијате на екрану је визуелни приказ тока посла тако да на први поглед можете видети где се могу наћи уска грла и дуплирање. Идеја је да се направи најједноставнији, најједноставнији радни процес, тако да се процес може завршити у најмањој количини времена, уз најмање грешака.
Друга фаза: моделовање
Ова фаза је све о тестирању вашег процеса да бисте видели како функционише под различитим условима. Размислите о томе као о вјежби "што ако". Шта ако смо овом задатку додијелили двије особе? Шта ако овај запосленик касни са испоруком својих резултата? Шта ако је овај задатак обављен на другачији начин? Можемо ли даље побољшавати?
Трећа фаза: Извршење
Када симулирате ток посла, следећи корак је тестирање побољшаног процеса на терену помоћу механизма рада БПМ софтвера за додељивање сваког задатка у процесу једном или више особа.
Четврта фаза: Мониторинг
Праћење је процес прикупљања података како би се осигурало да процес функционира како очекујете. Користећи вашу технологију, можете пратити и један корак у једном процесу - на исти начин на који ћете пратити ФедЕк пакет - или можете агрегирати податке и видјети како радите у цијелом тијеку рада. Алати који се користе у овој фази укључују праћење пословних активности, надзорне плоче, алате за извјештавање и ревизију.
Фаза 5: Оптимизација
У овој фази ваш процес може бити далеко од савршеног. Сада, морате размотрити шта можете учинити да додатно оптимизирате процес. На пример, да ли треба да додате други ресурс у одређене области у којима се често појављују уска грла? Имајте на уму да оптимизација није само један догађај. Умјесто тога, морате слушати повратне информације запосленика и клијената и мијењати их кад год се појаве проблеми. Ако нови процес не побољша искуство ваших интересних група у вези са услугом, онда се не може рећи да је успјех.
Ко врши управљање пословним процесима?
Често је потребан тим стручњака са ИТ и пословним знањем да имплементира БПМ пројекат, али заиста зависи од обима пројекта који планирате да покренете. Ако желите да постигнете неколико брзих победа побољшањем неких процеса са ниским ризиком и високим приносом у сопственом малом бизнису, онда би требало да буде релативно лако добити БПМ пројекат уз помоћ малог интерног тима и неких квалитетан софтвер за мапирање ваших процеса.
Добар начин за почетак је похађање БПМ тренинг курса. Брза Гоогле претрага треба да покрене неке локалне опције или онлине програм. Многе компаније одлучују да своје запослене стављају кроз програм цертификације за управљање пословним процесима који омогућава кључном особљу да се званично обучава о одговарајућим методологијама. Институт за управљање пословним процесима тренутно нуди 30 програма и седам цертификата у различитим дисциплинама и методологијама везаним за БПМ. Погледајте њихове веб странице за детаље.
Шта је БПМ алат?
Једноставно, БПМ алат је софтвер који користите за аутоматизацију имплементације БПМ-а. Његов посао је да омогући вашу трансформацију у пословању тако да своје процесе можете подићи на нове висине. Опције су широке као што су дугачке, али генерално ћете тражити систем са најмање следећим функцијама:
- Алат за дијаграме визуелне обраде: омогућава вам да моделирате своје процесе и креирате нове радне процесе. Неки алати захтијевају вјештине кодирања као начин имплементације моделирања; други произвођачи нуде приступ са ниским кодом који користи систем "повуци и испусти". Ово последње може добро функционисати ако немате хардцоре програмера у тиму.
- Управљачке плоче и контрола приступа: Ово даје доносиоцима одлука видљивост за праћење напретка и осигурава сигурност ограничавањем приступа информацијама одређеним људима.
- Руковање грешкама: Корисно је имати модул за верификацију који проналази и решава грешке и кварове.
- Интеграција са постојећим софтвером: Ваше БПМ решење ће имати ограничену употребу ако не комуницира са другим основним ЕРП / ЦРМ системима.
- Извештаји и аналитика: Добро решење за БПМ покреће извештаје о кључним мерама као отворене ставке, просечно време које је потребно да се заврши задатак и колико често се ставка преусмерава.
Што се тиче специфичних алата за управљање пословним процесима, то је прилично претрпано тржиште. Неки од великих играча су Пегасистемс, бпм'онлине студио, Нинтек, КиССФЛОВ, Зохо Цреатор, Аппиан и Процесс Стреет. Рецензије су лако доступне на интернету, а већина алата долази са бесплатном пробном верзијом од 14+ дана, тако да можете прегледати функције пре него што направите коначну куповину.
