Најефикаснија побољшања процеса имају моћ да повећају квалитет и продуктивност уз истовремено смањење трошкова. Многе америчке компаније пронашле су инспирацију из јапанских стратегија за побољшање процеса које су резултирале дивљим успјехом у посљедњих неколико деценија. БП Трендс извештава да производне технике најуспешнијих јапанских фирми укључују смањење расипне активности, недоследности и физичке напетости; поступци заштите; поправљање проблема; ротирање радника кроз различите послове; и подстицање сталног побољшања.
Браинсторминг
Браинсторминг је добар први корак ка стварању идеја, укључивању тима и креативности, као и идентификацији проблематичних подручја и могућих рјешења од људи који су директно укључени у сваки пословни процес. Нека фацилитатор води сесију браинсторминга како би осигурао активно учешће свих појединаца у тиму. Не дозволите критику или дискусију о идејама током браинсторминга. Идеја је створити окружење без критика које ће омогућити неометану креативност. Организовање сесија са циљем тражења специфичних начина за побољшање пословних процеса.
Управни одбор
За појединце који су укључени у један корак процеса може бити тешко да сагледају ширу слику да би знали које промјене треба да направе у циљу побољшања процеса. Организујте управни одбор који ће испитати и прикупити податке о свим процесима у вашем пословању од почетка до краја. За веће и сложеније послове, вишеструки управни одбори могу бити неопходни за праћење свих процеса у сваком одјелу пословања. Да би био ефикасан, управни одбор мора имати овлашћење да спроводи промене у оквиру процеса на основу података које прикупља.
Редуце Вастефул Ацтивити
БП Трендс извештава да многе успешне јапанске компаније користе стратегије за смањење расипне активности, укључујући недоследности и физичке напоре, као основу за побољшање процеса. Пажљива активност настаје у облику прераде да би се исправиле грешке, претерано чекање да други предузму акцију, и непотребни или прекомплицирани кораци процеса. Идентификујте и затим смањите или елиминишите недоследности у времену извршења, ефикасности и задовољства клијената како бисте побољшали своје пословне процесе. Анализирајте физичке покрете које захтијева сваки радник у процесу. Предузмите кораке за повећање ергономске удобности и смањите напор како бисте подстакли продуктивност и задовољство.
Каизен: Континуирано побољшање процеса
Камен темељац најефикаснијих стратегија за побољшање процеса познат је у Јапану као каизен, што значи континуирано побољшање процеса. Каизен подразумева стално побољшање које има велики утицај на ефикасност процеса. БП Трендс извјештава да су ауто осигуравајућа друштва чекала да примају фотографије оштећених возила поштом прије обраде захтјева. Компаније су унапредиле процес користећи дигиталне камере уместо филмских камера, што је смањило време укључено у процес за два до три дана. Тражите мале иновације и промјене које ће имати најдраматичнији утицај на пословне процесе и наставити понављање стратегије.
