Писање формалног писма управном одбору може бити застрашујући процес. Ово је ваша шанса да своје мисли чујете од стране одговорних, тако да је важно пратити формални процес. Али нема смисла исправити форматирање ако недостаје садржај или ако граматичке грешке.
Пре покретања писма Одбору
У одговору са управним одбором, знајте шта желите да кажете. Која је ваша мотивација? Шта желите да постигнете? Жалбеном писму је потребан потпуно другачији такт од, рецимо, писма које тражи финансирање пројекта.
Узмите времена да направите неке белешке. Запишите шта да кажете и зашто вам је то важно. Ово последње можда неће бити у писму, али ће вам помоћи да се фокусирате и сортирате. Да ли постоји документација на коју треба да се позовете, доказе или статистику коју желите да поделите? Припремите их и забележите зашто су релевантни.
Израда писма
Прво, организујте своје белешке. Која је највећа тачка у односу на то зашто пишете? Који елементи подржавају ту тачку? Ставите их у ред. Ово је у основи ваш нацрт, тако да сада можете ићи.
Многи људи се боре са започињањем писма, мислећи да морају бити духовити од самог почетка, али битно је бити јасан. Изговарајте све што треба да кажете, а затим побољшајте и затегните приликом уређивања. За почетак, обратите се "Драги председавајући Смитх и чланови одбора", а затим отворите са "Пишем …", а затим наведите ваш главни разлог за писање.
Пратите своје отварање са главном тачком подршке и напишите пар сажетих параграфа који укључују сва питања која сте раније поменули.
Запамтите, ово је посао и ови људи имају много на тањуру. Немојте бити цветни, дотинг или дуготрајни. Пређите на ствар, будите љубазни у вези тога и с поштовањем се одјавите.
Важност уређивања
У стварности, писање одбора директора се не разликује много од писања било ког формалног пословног писма, осим што је то за групу људи и можда има више јахања, зависно од тога зашто пишете.
Већина људи се суочава са стресом око писања, када је најважнији део, заиста, уређивање. Увек направите паузу након што сте нешто написали, тако да вам се глава очисти и вратите се свежим очима.
Узмите најмање три пролаза за уређивање. Потражите граматичке грешке, непотребне речи и претјерано лежеран тон. Људи често погрешно схватају да су непристојни, али писање сажето је снажно и тачно, оба квалитета која добро играју у пословној кореспонденцији.
Ипак, будите уљудни и помало послушни, али немојте да гускате или да стављате било шта превише.
Кнов Иоур Пурпосе
Као што је поменуто, важно је знати зашто пишете. Могуће је да су три најчешћа писма која ћете морати да напишете да затражите нешто, да дате оставку или да прихватите прилику.
Оставка: Када поднесете оставку из компаније, пројекта или самог одбора, кажете да сте захвални што сте имали прилику. Објасните, по могућности, једну реченицу, зашто остављате - из личних разлога, да истражите нову прилику, јер жудите за промјеном - без дијељења детаља. Нека буде кратко и професионално. Ако можете, понудите да будете доступни ако је потребно у будућности.
Прихватање: Ово може бити један параграф након којег слиједи изјава захвалности. Рецимо да сте поносни да прихватите прилику, радујете се доприносу и захвални сте за вјеру одбора. Не размишљајте о пројектима или намјерама; за то су уговори.
Захтевање: Одмах, реци шта тражиш. Објаснити зашто. Ако имате доказе који поткрепљују зашто је захтјев ваљан, онда укратко документујте ово. Избегавајте обећања о учинку или исходу, јер би то требало да се наведе само у уговору или распореду пројекта, где имате преговарачку способност. Хвала им на њиховом разматрању и понуди да буду доступни уколико имају питања или требају разјашњење.
