Писање формалног писма управном одбору - било да се ради о школском одбору или о међународној корпорацији - на први поглед може изгледати као тежак задатак. Међутим, разбијање на мале, управљиве кораке, чини га много лакшим процесом него што би у почетку могли очекивати. Формално писмо управном одбору прати сва правила пословног писма. Важно је да ваше писмо буде кратко и тачно. Формално писмо не би требало да буде дуже од једне странице, тако да ако ваше писмо прелази то, наставите са уређивањем док га не схватите на основу основних чињеница.
Запишите листу ствари које ћете укључити у своје писмо одбору. Ако, на пример, пишете у одбору да тражите новац за путовање у разред, наведите који ће ученици бити укључени и где и када ће се одржати.
Формат за формално писмо је следећи: повратна адреса, датум, унутрашња адреса, поздрав, писмо и затварање. Маргине од једног инча треба оставити на све четири стране странице.
Користите блок-формат и покрените цео текст на левој страни странице. Умјесто увлачења, оставите празан ред између сваког дијела писма одбору.
Пишите на заглављу ако је уопште могуће. Ако, међутим, немате заглавље, откуцајте адресу у горњем левом углу. Унесите празан ред, а затим унесите датум.
Унесите унутрашњу адресу табле, исту адресу која се појављује на коверти, јер ово раздваја пословна писма од пријатељских. Без интерне адресе, људи могу бити збуњени за кога је писмо намењено.
Упишите поздрав. У овом случају то би био “Драги предсједавајући Јонес и чланови Свјетског Одбора за обрт”. Друга могућност је "Поштовани чланови Светског Одбора за занате,"
Идите право на ствар. Не замарајте се људима који желе угодан дан или питајте за њихово здравље. "Пишем у одбору да" означава да мислите на посао.
Одржавајте формални пословни тон у свом писму одбору. Држите се даље од личних проблема и држите се чињеница.
Држите ваше параграфе и реченице кратким и запамтите да започнете нови параграф када промените идеје у вашем писму одбору. Избегавајте свеобухватне реченице и немојте користити велику реч када ће мали урадити.
Затворите писмо на табли са “Искрено”, и имајте на уму да је иза њега зарез. Још једно прихватљиво формално затварање је “С поштовањем”.
Оставите три или четири реда за свој потпис, а затим откуцајте своје име. Ако копирате писмо неком другом, додајте “Цц” и наведите њихова имена.
Нека ваше писмо на табли седи 24 сата и онда исправите граматику или грешке у куцању. Прочитајте своје писмо наглас и процијените га на формални тон и садржај. У складу с тим уредите.
