Не постоје строга правила приликом писања вишеструким особама које чине одбор директора, што значи да имате неколико опција за адресирање вашег писма. Генерално, припремит ћете једно слово када је плоча толико велика да постаје гломазна за сваког појединачног директора. За мање плоче, можете написати посебно писмо за сваку особу и користити ознаку "копија" да бисте означили остале примаоце.
Када пишете на велики одбор
Када одбор има пет или више појединаца - овај број је смјерница, а не правило - уобичајено је да се припреми једно писмо упућено одбору као група и да се пошаље поштом компанији коју владају. Ево примера:
Управни одбор
АБЦ Проперти Цорпоратион
123 Цити Стреет
Сан Франциско, ЦА 94105
Ваш поздрав треба да гласи: "Поштовани одбор директора:" или "Поштовани чланови Одбора:" након чега следи двоточка, а не зарез. Ако сте власник бизниса или други члан одбора, прихватљиво је користити неформални поздрав "Драги одбор" или "Драги сви".
Коришћење дистрибуцијског блока
Будући да се многи одбори састају ријетко, можда једном мјесечно, можда ћете пожељети послати копију групног писма сваком појединачном члану одбора на њиховој кућној или сталној пословној адреси. Тиме се осигурава да се ваше писмо прочита и да се на њега може реаговати прије сљедећег састанка одбора. Да би се то постигло, напишите блок за дистрибуцију на крају писма, наводећи име и адресу сваког члана одбора. Одштампајте неколико копија писма и пошаљите копију свакој особи на листи доставе.
Када пишете на мали одбор
Када се обраћате мањем одбору директора - на пример, са три или четири директора - треба да наведете сваког примаоца по имену. Блок адреса сада изгледа овако:
Г-ђа Робин Бирцх, председавајући
Г. Јацк Хаслам, директор
Др. Оливиа Бловер, директор
Управни одбор АБЦ Проперти Цорпоратион
123 Цити Стреет
Сан Франциско, ЦА 94105
Ваш поздрав би затим требао навести имена директора у истом редослиједу као и блок адресе: "Драга госпођо Бирцх, господин Хаслам и др. Бловер:" Добро је користити имена ако добро познајете примаоце и ово је уобичајено начин комуникације. Етикуетте захтева од вас да пошаљете засебно писмо свакој особи, тако да одштампате и потпишете оригиналну копију писма и коверте за сваког примаоца.
Коришћење ЦЦ нотације
Када се чланови одбора налазе на различитим адресама, разумно је писати посебно писмо сваком примаоцу. Овде би требало да користите нотацију "услужна копија" или "копија" да сваки прималац зна ко је још примио писмо. Учините то додавањем слова "цц:" иза којих стоје имена осталих прималаца на дну слова, одмах испод вашег потписа и штампаног имена. Ево примера обликовања:
Г-ђа Робин Бирцх, председавајући
Управни одбор АБЦ Проперти Цорпоратион
123 Цити Стреет
Сан Франциско, Калифорнија 94105
Драга госпођо Бирцх:
Леттер
С поштовањем, Твоје име
ЦЦ: Господин Јацк Хаслам, Др. Оливиа Бловер
Вашом другом писму обратите се господину Јацку Хасламу "Госпођа Робин Бирцх и Др. Оливиа Бловер" и тако даље. Добро је проверити све копије како бисте били сигурни да сте укључили исправна имена прималаца и љубазних копија.
