Многе компаније запосленима издају кредитне картице за разне куповине, укључујући канцеларијски материјал, пословне оброке и путне трошкове. Међутим, понекад, запослени могу злоупотријебити кредитну картицу твртке, умјесто да је користе за погрешне врсте трошкова везаних за посао или, још горе, за особну употребу, укључујући новчане предујмове, особна путовања, трошкове везане за кућу и још много тога. Једном када сазнате да је запослени непримјерено користио кредит компаније, брзо реагирајте тако да други запосленици не слиједе примјере или се злоупотреба настави.
Прегледајте податке о кредитима компаније да бисте утврдили које су оптужбе неприкладне или нису повезане са компанијом. Истакните их и направите копије за финансијски одјел и, ако је потребно, кадровски досије запосленика. Ово вам не само да даје предоџбу о томе колико је картица злоупотријебљена, већ вам пружа и референтну точку за кориштење у разговору са запослеником.
Разговарајте са људским ресурсима пре разговора са запосленим. Шансе су да ће морати да буду у соби са вама када питате запосленог о оптужбама. Штавише, они вам могу рећи како да поступите ако запослени призна да злоупотребљава картицу за личну употребу, посебно ако је знао да је то противно правилима компаније.
Закажите састанак са запосленим. Питајте да ли је добио копију смерница компаније када је примио картицу. Ово вам говори да ли је био упознат са политиком коришћења кредита компаније. Дајте му шансу да објасни и сазна да ли су оптужбе намјерне, ако је чак и одговоран за оптужбе или је то једноставно случај коришћења погрешне картице за погрешне врсте куповине. Ако је акција била злонамјерна и намјерна, можда ћете морати подузети дисциплинске мјере. Тежина дисциплине треба да зависи од његовог укупног записа, као и од износа који се наплаћује, његове спремности да призна своју индискрецију и ниво кајања које показује. Снимите разговор, уз његову дозволу, у случају да требате даље расправљати, као што је подношење кривичне пријаве.
Покрените који год начин акције одговара нивоу злоупотребе. Ако је то једноставно питање ненамерне злоупотребе, онда поновите смернице које се односе на коришћење картица и дајте запосленом још једну шансу. Ако су оптужбе биле сврсисходне, користите смернице ваше компаније да бисте донели најбољу одлуку и узмите у обзир историју запосленог и природу оптужби.Ако се оптужбе поклапају са хиљадама, то се у већини држава сматра великом крађом и можда нећете имати другог избора осим да контактирате вашу локалну полицијску управу и затражите од њих да поднесу тужбу против запосленог.
Увести строже смернице у вези са коришћењем кредитних картица. Према Инсиде Индиана Бусинесс веб страници, провјерите трошкове сваког мјесеца и означите оне које изгледају сумњиво. Нека то буде правило да запосленици постављају питања пре него што направе било какву надокнаду за одређени износ новца. Ограничите број картица које дајете запосленима, дозвољавајући само онима којима је потребно да редовно купују средства за пословање како би одржали кредитни рачун компаније.
