Свака компанија, без обзира на индустрију, има административне дужности које треба да се обраде како би предузеће било ефикасно. Ове дужности често обављају секретар, рецепционар, административни помоћник, извршни помоћник или руководилац канцеларије. У мањим компанијама, гдје такве улоге можда не постоје, запосленици морају радити заједно како би осигурали да су административне дужности завршене.
Сторинг Информатион
Праводобно подношење важних докумената на одговарајућим местима је административна дужност која укључује постављање фасцикли у ормаре за документе или документе у програмима за управљање документима на мрежи. Тачни системи архивирања осигуравају запосленицима приступ финансијским подацима, евиденцијама клијената и истраживању.
Финдинг Информатион
Истраживање информација за клијенте, менаџере и сараднике било онлине, у канцеларијским системима или у књигама је основна административна дужност која помаже предузећима да имају информације потребне за почетак и завршетак пројеката. Ове информације се често састављају, резимирају, дистрибуирају потребним особама и приказују у извјештају или табели.
Ансверинг Пхонес
Без обзира да ли поседујете рекламну агенцију или перионицу веша, купци ће вам поставити питања о производима и услугама, радно време, захтеве за информацијама или питања о цени. Одговарање на ове позиве и брига о потребама клијената је административна дужност која може утицати на успјех или неуспјех корпорације. Неефикасна комуникација са потенцијалним клијентима може оставити лош утисак о организацији. Важно је да је особа која обавља ову административну дужност привлачна, уљудна и упозната са компанијом.
Греетинг Виситорс
Када посетилац уђе у канцеларију, рецепционар или секретарица обично седи на вратима и каже "здраво", поздравља посетиоца на градилишту, помаже у питањима и упућује га на одговарајућу особу, канцеларију или одељење. Било да је то особа која испоручује пакет или клијент који долази на заказани састанак, поздравља посетиоце је основна административна дужност.
Куповна опрема и прибор
Одржавање просторија за снабдијевање и ормарића опремљених папиром, оловкама и другим канцеларијским материјалом је административна дужност. Задаци додијељени овим позицијама укључују примање наруџби од других запосленика, праћење налога, расипање ставки по доласку и руковање фактурама, обично у сурадњи с финансијским тимом.
Креирајте и управљајте писаним комуникацијама
Поред састављања е-поште и пословних писама за креирање извјештаја, прорачунских таблица и база података, административне дужности укључују и креирање и управљање дистрибуцијом ових писаних комуникација. Без обзира да ли су ове комуникације намењене колегама или клијентима, задаци се завршавају програмима за обраду текста и прорачунске табеле како би се створили професионални, сажети документи.
Припрема састанка
Успостављање конференцијских сала и соба за састанке, припрема аранжмана за угоститељство, наручивање и постављање аудио-визуалне опреме и припрема дневних редова спадају у категорију административних дужности. Ове кључне дужности су од суштинског значаја када компаније имају конференције или састанке клијената на или изван канцеларије.
