Запослени који одлази може узроковати бројне главобоље за бизнис, укључујући прекид услуга корисницима, недостатак клијената и губитак продаје. Коришћењем писма за обавештавање клијената о одласку запосленог може бити позитивна, проактивна стратегија односа са јавношћу која ће вам помоћи да потенцијални лимун претворите у лимунаду.
Поставите своје циљеве за писмо
Одлучите зашто желите или требате контактирати своје клијенте како бисте им јавили о одласку члана особља. Користите листу тачака које ће вам помоћи да прилагодите различита писма различитим потребама клијената које ћете контактирати. На примјер, можда ћете морати увјерити неке клијенте да неће бити прекида у њиховим испорукама или корисничкој служби. Можда ћете морати да кажете другим клијентима да имају нови контакт у вашој компанији, ко ће та особа бити и да ће их нови представник назвати. Можда ћете желети да се обратите гласинама, обавијестите клијенте да запосленик који одлази има клаузулу о непостојању конкуренције коју намјеравате примјенити, или да запосленик одлази у добрим односима.
Разговарајте са запосленим
Састаните се са запосленим да разговарате о вашем плану да контактирате клијенте. Затражите од запосленика савјете за комуникацију с одређеним клијентима, на темељу његових односа с њима, познавања њихове повијести и потреба, те размишљања о њиховим потенцијалним проблемима. Питајте запосленика да ли би волио да му се јави разлог његовог одласка или да то оставите из писма. Чак и ако се одвајате од запосленика под лошим условима, ни један од вас не би требао запалити мостове и оштетити нечију репутацију на тржишту.
Одлучите о примаоцима
Напишите листу прималаца писма, тако да садржај можете прилагодити сваком од њих. Документујте разлоге због којих пишете сваки клијент поред имена клијента и правите белешке о било ком специфичном садржају који желите да укључите или изоставите у писму тог клијента.
Напишите први нацрт
Напишите први нацрт писма, обраћајући се клијенту по имену. Почните тако што ћете понудити поуздање, као што је, “КСИЗ Цо је увијек поносан на нашу способност да пружимо одличне услуге купцима преко нашег обученог, стручног особља.” Затим, упозорите клијента да ваш запосленик одлази, и зашто, ако имате одлучио да укључи ту информацију. Одговорите на све недоумице које клијент може имати и реците како ћете их адресирати. Представите нови контакт клијента и њене контакт информације и обавезно укључите све примјењиве датуме пријелаза. Додајте постсцрипт који позива све важне информације које желите да истакнете, као што је чињеница да ће нови контакт позвати да се представи ове недеље. Завршите са позивом клијенту да вас лично контактира ако клијент има питања.
Заврши писмо
Нека ваши кључни менаџери и нови контакт сваког клијента прегледају нацрт различитих слова које креирате да бисте затражили унос. Када примите унос на првом нацрту писма клијента, направите коначне копије. Нека одговарајући чланови особља виде коначни нацрт пре његовог потписивања и расподеле.
