Административни помоћници и секретари клуба могу чувати записнике о састанцима на различите начине. Најбоље је имати и електронску и штампану копију тако да се може послужити као резерва за друге ако се једна копија изгуби или нехотице уништи.
Снимање датотеке електронски
Сачувајте минуте састанка на рачунару на истој локацији када ваша организација има састанак. Дајте му слично име сваки пут, тако да је лако пронаћи тачну датотеку која вам је потребна у будућности. На примјер, можете назвати записнике састанака непрофитног одбора "Боард_Минутес_21 Април 2011", а затим сљедећи мјесец спремити га као "Боард_Минутес_20 Маи 2011." Ако имате различите врсте састанака за праћење минута, спремите их у другу мапу. Један може бити означен као „састанци одбора“ и други „састанци особља“, који се чувају у фасцикли „састанци“ на вашем рачунару.
Онлине Стораге
Сачувајте своје минуте користећи услугу складиштења докумената на мрежи. Ове услуге обично наплаћују накнаду, али ако се рачунар или сервер смањи, можете приступити Интернету са друге локације и преузети датотеке.
Прицес
Компаније за складиштење на мрежи могу вам понудити бесплатан пробни период за тестирање производа. ЛивеДриве, на примјер, нуди двотједну бесплатну пробну верзију и наплаћује 6,95 долара мјесечно за једну сигурносну копију рачунала и 16,95 долара мјесечно за највише три рачунала за израду резервних копија на мрежи, од травња 2011. Оба плана имају неограничен пропусни опсег (износ који можете уплоад и довнлоад). Елепхант Дриве има 15-дневну бесплатну пробну верзију. Нуди индивидуални план са до 100 ГБ простора за складиштење за 2 рачунара за 9,95 долара месечно или 99,50 долара годишње. Породични план обухвата до пет уређаја, има до 500 ГБ простора за складиштење за 19,95 долара месечно или 199,50 долара годишње.
Хард Цопиес
Одштампајте копију записника са састанка. Ставите делиоце са ознаком месеца и године састанака у фасциклу. Уметните копију минута у тачан одељак за месец и годину. Док се ваши регистратори попуњавају, обележите кичму са годином минута унутар и почните са новим регистратором. Размислите о чувању два штампана примерка записника са састанака који се чувају на две локације у случају да се нешто догоди неком од њих.
