Прављење прецизних белешки током конференцијског позива може осигурати да имате јасан запис о ономе о чему смо разговарали. Боље је водити белешке у што је могуће више детаља док слушате, него покушати да одлучите шта је важно док слушате. Увек можете да се вратите назад и извадите важне детаље касније, али наизглед безначајни детаљ који је рано представљен може имати већи значај касније у разговору.
Снимите позив
Многе услуге конференцијских позива омогућују вам снимање позива. Ако снимате, морате обавестити све учеснике да се позив снима на почетку позива. Снимање позива омогућава вам да се вратите и прегледате позив онолико пута колико је потребно, пазећи да не пропустите важне детаље. Начини на које можете да снимите позив зависе од провајдера. Затражите упутства за снимање конференцијских позива од свог провајдера.
Цалл Партиципантс
Забиљежите ко се налази у конференцијском позиву када започне позив. Обратите пажњу на то ко каже за време позива и приписујете важне изјаве особи која их је направила у вашим белешкама. Пратите све задатке или пројекте за које појединци преузимају одговорност током позива и забиљежите тко има који задатак. Ако се дискутује, такође водите белешке о томе шта подразумева сваки задатак.
Теме разговора
Пратите сваку различиту тему разговора као и подтеме унутар сваког од њих. Ако постоји дневни ред позива, забиљежите које су теме покривене и шта је расправљано. Дневни ред може послужити као груби нацрт за ваше биљешке. Запамтите све новости, новости, решења и идеје представљене током позива. Природни разговор може мало да скочи, али покушај да се напомене формирају по темама ће бити од помоћи онима који их прегледају.
Форматтинг Финал Нотес
Ваше оригиналне белешке ће вероватно изгледати збркано након завршетка позива. Организујте белешке у секције које се односе на различите теме обухваћене позивом. Идентификујте ко је говорио када сте поново форматирали своје белешке. Можете укључити и кратак сажетак који наглашава шта је постигнуто или одлучено током позива или главне тачке дискусије. Укључите овај сажетак на почетку документа. Такође можете да направите други одељак у којем ћете навести који су задаци додељени током позива и ко је одговоран за њих. Ово омогућава високим званичницима да добију брзу референцу за оно што се десило током позива, без потребе да прочитају детаљне белешке.
