Конференцијски позиви су корисни за организовање састанка са групом људи на различитим местима који треба да доносе одлуке. Група адвоката ће можда морати да се састане и одлучи о стратегији за случај свог клијента, или група девојака можда покушава да испланира туш за вјенчање. Конференцијски позив може помоћи групи људи да доносе одлуке за неколико минута, што може потрајати данима е-поштом и може бити немогуће учинити особно.
Ставке које су вам потребне
-
Телепхоне
-
Софтвер за заказивање састанака
Идентификујте особе које треба да позовете у конференцијски позив. Затим одредите важност сваког присуства сваке особе. Ако има три или четири особе које позивају у ваш конференцијски позив, приоритет листе позваних можда неће бити важан. Али ако позивате шест или више људи, већа је вјероватноћа да ће доћи до сукоба распоређивања. Побрините се да важни доносиоци одлука буду у могућности да присуствују.
Контактирајте важне учеснике да бисте идентификовали сукобе распоређивања. Сазнајте да ли ће и када ће ти људи бити изван града на дужи временски период, у авиону и недоступни да позову или на други начин не могу да присуствују. Договорите време састанка око тих сукоба.
Пошаљите позивнице свим присутнима. Користите емаил, Евите или други позивни софтверски програм. Мицрософт Оутлоок може заказати састанак, послати позивнице и дозволити позванима да прихвате или одбаце. Брзо ћете добити општу идеју о томе ко може да присуствује и ко не може. Позвани могу имати приједлоге о времену које боље функционира за њих, а могу вам послати и ставке дневног реда у одговорима на захтјев за састанак. Ревидирајте свој позив на основу повратних информација које примите.
Закажите састанак користећи услугу позива. Постоји неколико компанија које се специјализују за организовање конференцијских позива, као што су ФрееЦонференце и ИнстантЦонференце. Ако ваша компанија често заказује конференцијске позиве, сазнајте да ли ваша компанија има уговор са одређеном услугом позива.
Пошаљите завршени позив свим учесницима. Пошаљите позивницу чак и људима који су одбили оригинални захтев за састанак, у случају да касније постану доступни. Обавезно укључите све релевантне информације у позиву, укључујући датум и време позива, позивни број земље и број телефона који учесници треба да користе, као и све неопходне кодове учесника. Такође укључите свој број контакта тако да учесници могу директно да вас контактирају ако имају проблема са бирањем.
Савети
-
Ако никада раније нисте користили услугу конференцијског позива, распитајте се о јасноћи позива и једноставности употребе. Постоје неке бесплатне услуге и неке које наплаћују накнаду. Упоредите цене услуга заснованих на накнадама и одлучите које ће најбоље одговарати потребама ваше компаније.
