Било да сте се једноставно добровољно јавили да пратите активности током недељних састанака особља или су вас ваши вршњаци изабрали у канцеларију секретара записника добротворне фондације, неопходно је да направите јасне и прецизне записе о томе шта се дешава током састанака ваше организације. Записници са састанака служе као званична евиденција о питањима о којима се расправљало или се на њих радило. Као такви, они се често сматрају историјским документима. Сходно томе, важност узимања одличних минута састанка не може бити прецењена и учесници ће ценити вашу пажњу на детаље као и вашу професионалност.
Ставке које су вам потребне
-
Робертсов Правилник о Приручнику
-
Мемберсхип Ростер
Изаберите метод за снимање минута састанка. Приликом састанка пажљиво процените предности и недостатке снимања на тракама, куцања белешки и писања детаља. Размислите о методи која је сигурна у случају квара, као што је комбинација два од ових метода. На пример, можете да снимите састанак и да укуцате напомене на свој лаптоп или таблет.
Набавите копију "Робертових правила реда" или приступите онлине претплати на овај прајмер о парламентарној процедури и најбољим праксама за вођење и снимање састанака. Проучите одговарајући формат за снимање разговора са састанака, приједлога, секунди до приједлога, дискусије и гласања. Ако је могуће, имајте на располагању копију књиге или веб странице за вријеме састанка. Ово ће се показати непроцјењивим у случају да се чланови обрате вама за одговоре о правилном управљању, понашању, службеним записима и записницима.
Формулишите увод и структуру минута. На пример, наведите датум, време, имена службеника, локацију и сврху састанка у вашем уводу. Записник са састанка треба да одражава време када је састанак сазван, као и време које је одложено. Сврха формалних састанака може бити само мјесечни састанак чланова; међутим, ако снимате записник за посебан састанак за чланство, осигурајте да ваши записници тачно одражавају да је ово састанак који организација обично не обавља током свог нормалног пословања. Многе организације јавног сектора могу сазвати посебне састанке како би разговарали о повјерљивим питањима, као што су кадровска питања, која су изузета од одређених одредби државног Сунчевог закона.
Устаните када вас упозна предсједник организације или вођа групе. Ако нисте формално представљени, представите се групи и објасните своју улогу секретарице за снимање или записничара. Реците групи које методе користите да бисте ухватили дискусије на састанцима. На овај начин, чланови вас идентификују као особу која је одговорна за креирање и одржавање службених докумената организације, што је посебно корисно за чланове који не познају вас или оне који нису упознати са организацијом и њеним праксама. Поред тога, ваш увод служи као сугестија да полазници морају говорити гласно, тако да можете ефикасно обављати своје обавезе.
Замолите учеснике да се представе док брзо запазите њихова имена и где седе. На тај начин не морате стално тражити од људи да понављају имена када снимате покрете, секунде и тачке за дискусију. На пример, увек треба да забележите име особе која је поднела захтев, лице које га стави на листу и лице које позива на гласање. Када неко позове гласање, они обично кажу: "Позовите за питање." Вођа групе затим тражи од чланова да гласају. Ако се расправља прије гласања, забиљежите важне дијелове расправе и забиљежите све званичне примједбе. Ваше напомене о предлозима и гласању такође би требало да садрже називе оја, штапова и уздржавања.
Избегавајте убацивање субјективних изјава у ваше белешке. Немојте тумачити шта говорник значи по свом тону, инфлексији или невербалним знаковима. Записници са састанака морају бити чињенични и објективни - било каква измјена изјава учесника може нарушити интегритет Ваших записника и довести у питање вашу способност да исправно записујете минуте. Напримјер, напиши: "Јохн Дое је направио сљедећи приједлог: Затворите школе на дане када Национална метеоролошка служба предвиђа више од пет центиметара снијега за округе Јацксон, Адамс и Мадисон," не "Јохн Дое је нагласио да жели да група гласати о томе да ли да затвори школе у дане када регионални временски услови указују на временске услове и непроходне путеве."
Завршите своје минуте што је прије могуће након завршетка састанка, док су акције још увијек свјеже у вашем уму. Прегледајте своје белешке, послушајте снимак на касети и припремите се за израду коначне верзије. Ако имате питања о томе шта се догодило током састанка, посавјетујте се са службеником или вођом у групи. У неким случајевима, можда ћете морати контактирати особу за чије изјаве требате појашњење.
Обезбедите вођи ваше групе оно што предлажете су коначни записници; затражите повратне информације, питања или исправке. Када добијете зелено свјетло, припремите своју коначну верзију и договорите да се записник прослиједи члановима. Користите методу ваше организације за дистрибуцију копија записника, било путем е-поште, поште или личне доставе ако сте у истој канцеларији са полазницима.
Савети
-
Ако ваш састанак укључује почетни позив, не морате тражити од чланова да се представе. Једноставно забиљежите имена присутних људи и забиљежите имена људи који су одсутни. Позиви у правилу су стандардна процедура на формалним састанцима, као што су они са управним одборима. Направите посебну белешку о томе где седе људи. Ово постаје ваша "варалица", тако да можете лако упутити људе на име у вашим записницима или им се обратити када замолите некога да разјасни или понови оно што је рекла.
Чак и ако је састанак неформалан, ваша улога као записничара није. Чак и за неформалне састанке, озбиљно приступите преузимању одговорности и припремите формалне писане белешке које тачно и формално описују активности састанка. Учесници ће ценити вашу пажњу на детаље.
Упозорење
Суздржите се од употребе уређаја као што је паметни телефон да бисте ухватили биљешке о састанцима - он не пројицира позитивну слику и људи који нису свјесни могућности паметних телефона могу мислити да једноставно играте на телефону умјесто да слушате што чланови организације се расправља.
