Записници са састанака особља дају писмену евиденцију о донесеним одлукама, дискутованим питањима, гласовима који су усвојени, датим задацима и другим питањима која се тичу особља. Важно је да се обухвате детаљи састанка, као и суштина разговора. Не морате да бележите сваку реч коју сте изговорили током састанка, али би требало да будете у могућности да дате учесницима тачан запис о састанку.
Ставке које су вам потребне
-
Алати за узимање биљешки
-
Снимач
Припремите се за састанак тако што ћете посјетити собу како бисте процијенили гдје бисте требали сједити како бисте добили најбољу видиковцу и пронашли електричне утичнице ако вам требају. Прегледајте претходне минуте како бисте се убрзали на начин на који су у прошлости снимане минуте.
Набавите копију дневног реда који ће вам помоћи да организујете записнике по темама. Набавите листу позваних учесника и потврдите присутне тако што ћете их замолити да се пријаве док улазе на састанак.
Забиљежите датум и вријеме одржавања састанка. Напишите сваки приједлог како је представљен, ријеч по ријеч. Забиљежите гласове и колико сте гласали, против и уздржали се. Укључите име особе која креира филм и која ће се кретати.
Користите метке да истакнете важне теме за дискусију као што су буџети, избори или планирање догађаја компаније. Обратите пажњу на предности и недостатке изнесене током дискусије и ко је дао изјаву. Завршите сваку тему за дискусију са резултатом који ће бити приједлог и гласање, задатак да истражите тему или одређену акцију.
Напишите запис у јасном формату који се лако чита како бисте их лакше пратили. Пронађите апликације и алате који су већ направљени да би учинили узимање минута ефикаснијим. Они се могу наћи на веб локацијама као што је оненоте.цом ако користите Виндовс. Погледајте еверноте.цом за алате за писање, Агрео.цом за алате за бележење и дељење минута, и Гоогле документе за обрасце за састанке и једноставне начине дељења минута.
Запишите записник што је прије могуће након састанка, док су вам разговори још увијек свјежи, по могућности у року од 24 сата. Пишите у трећој особи.
Пошаљите нацрт управнику или надзорнику који је водио састанак на преглед прије слања минута осталим судионицима. Направите исправке и пошаљите копију свима који присуствују састанку. Приложите одговарајуће документе као што су копија буџета, списак акција или листа бројева за контакт.
Савети
-
Направите шаблон за поједностављење процеса узимања минута. Користите га изнова и изнова када узимате минуте за особље.
Користите уређај за снимање ако сте забринути због тачности. Реците учесницима да се снимају прије него што укључите рекордер.
Упозорење
Немојте се разбеснети када изгубите траг дискусије или не разумете оно што сте изнели. Када се збуните, прекините поступак и затражите појашњење како бисте били сигурни да ћете точније пријавити.
