Записници са састанака су основни правни документи за непрофитне организације, владине агенције, друштва и корпорације. Они пружају евиденцију процеса доношења одлука. Записници се разликују од диктата. Они нису транскрипт онога што се догодило на састанку; уместо тога, они су евиденција о томе ко је присуствовао, о чему се расправљало, о гласовима који су гласали и о чему је одлучено. Записници се чувају неколико година.
Припремите се за снимање прецизних минута
Прегледајте дневни ред састанка. Ово ће вам омогућити да планирате важне тачке дневног реда о којима ћете морати да водите белешке. Такође ћете добити осећај колико ће учесника очекивати.
Нацртајте листу учесника. Ово може бити једноставно као комад папира са насловом састанка и датумом на врху са неколико нумерисаних линија. То ћете дистрибуирати на почетку састанка како би учесници потписали.
Уверите се да опрема за снимање ради исправно. Можете изабрати да водите белешке о састанку на лаптопу, или оловком и папиром, или снимањем састанка. Ако састанак покрива осјетљиве информације, разговарајте са предсједавајућим о снимању и објасните своју намјеру да користите снимак само да бисте осигурали точност записника.
Направите минуте састанка за запис
Водите белешке током састанка. Фокусирајте се на тему сваке дискусије и изоставите коментар. На пример, имајте на уму да се расправљало о расподели средстава за нову зграду, али немојте приметити да је "расправа била емоционална и загријана". Имајте на уму ко је предложио сваки предлог и шта је решено.
Направите документ који ће бити званични записник састанка. Требало би да буде истог формата као и претходни записници са састанака. Размислите о коришћењу шест делова: Позив на поруџбину, позив на позив, одобрење последњих записника, отворена питања, нове послове и одлагање. Под сваким наведите кратак и неутралан сажетак дискусије или активности. Ако је дошло до пребројавања гласова, укључите број. Ако се гласови не броје, навести само да је приједлог "пренешен" или "пропао". Направите простор за потписивање записника као записничара и предсједника који ће одобрити записник.
Доставите записник члановима одбора у року од једне седмице од састанка и - ако је састанак био јаван - поднесите их као јавни записник. По потреби унесите измене и исправке. Обратите се на своје белешке или на снимак састанка ако је потребно појашњење.
Чувајте минуте састанка у компанијским датотекама
Поднесите записник са састанака са састанцима из прошлости. Записник можете чувати у регистратору, организованом од стране одбора или одбора, и хронолошким редом. Пошто су записници са састанака законски записници, чувајте их у седишту.
Избришите снимак који сте направили на састанку, осим ако је политика ваше организације да задржи овај запис. Када су ваши записници коначни, обично нема потребе да чувате ову резервну копију, а њен садржај може бити осјетљив или повјерљив.
Копирајте и дистрибуирајте записнике састанака на почетку следећег састанка. Они ће бити одобрени као прва тачка пословања.
Савети
-
Ако је потребно, прегледајте обрасце за састанке. Проучите како су старије минуте задржане, или претражујте онлине за "Предлошци минута састанка".
