У послу смо на састанцима и ван њих, током којих доносимо многе одлуке. На крају састанка, записници са састанака доносе одлуке како би се осигурало да сви учесници предузму даље акције. Записници са састанака покривају све аспекте састанка, са листе учесника и дневног реда за акције које треба предузети и одлуке које треба донети за даље састанке. Користећи конкретне кораке за постављање састанака, ваш тим, колеге и менаџери ће знати теме и очекивања за даљње акције.
Користите дневни ред састанка као смјерницу за писање записника са састанка. Дневни ред састанка је смјерница састанка. Он ажурира учеснике и омогућава им да сазнају циљеве, њихове улоге у њиховом остваривању и које су им одређене ставке додељене. Пошто се састанак заснива на дневном реду, дневни ред постаје водич за писање записника.
Укратко опишите улоге полазника на састанку или пројекте за расправу. Објасните улогу сваког од учесника да помогне неученицима да знају ко је присуствовао за које одељење и за коју специфичну сврху. Навођење улога полазника осигурава да свака особа присуствује састанку намјерно. Улоге полазника су важне за фацилитатора састанка и учеснике, тако да разговори о састанцима иду напријед без заглибљења о претходно расправљеним темама.
Истакните циљеве састанка тако што ћете их јасно назначити. На пример: доносити одлуке, прикупљати идеје или ажурирати тим о напретку. Циљеви навођења помажу читатељима минута да јасно разумију сврху састанка. Дио циљева или циљева је оно што многи виши менаџери читају; ако не морају да буду укључени у циљеве, није потребно даље читање. Ако менаџер има интерес у циљевима, он може изабрати да присуствује наредном састанку.
Напишите одлуке донете на састанку. Обратите пажњу на све одлуке које су донесене и размотрене како би се одредио дневни ред наредног састанка. Писање одлука омогућава учесницима и онима који нису присутни да прегледају да ли се од њих захтевају неке додатне активности, за које се онда могу припремити. Одлуке истакнуте на састанку ће се примијенити уколико се не затражи даљња расправа на другом састанку, што би била сама одлука. Снимање и дијељење одлука донесених на састанку је од кључног значаја за тачне, корисне минуте.
Напиши задатке "Нект Степ" поред имена одговорног појединца. Ови кораци омогућавају фасилитатору састанка да се припреми за следећи састанак, као и за полазнике и не-присутне да буду свесни шта су они одговорни за пост-састанак. Ово осигурава да се појединци припреме за сљедећи састанак, било да доврше своје задатке или их делегирају неком другом који их може завршити и присуствовати сљедећем састанку.
Пошаљите учесницима нацрт записника са састанка. Нацрт ће омогућити учесницима да уреде записнике ажурирањем белешки, наредним корацима и одлукама. Нацрт прегледа осигурава да су све информације исправно заробљене и да појединци управљају задацима који су им додијељени или одјелима. Као дио процеса израде нацрта ревизије, наведите рок за све присутне на коментаре. Ако нема измјена, записник се сматра прихваћеним од свих страна.
Пошаљите састанке. Када се прикупе све повратне информације, пошаљите записнике са састанака свим особама које су позване на састанак. Копирајте друге запослене или учеснике који треба да буду информисани. Записник се шаље у року од 24 сата од завршетка састанка или 12 сати прије сљедећег састанка, што год наступи прво.
Савети
-
Не морају све информације бити заробљене у записнику састанка, довољно је истакнути. Записници са састанака су ефективни када сумирају састанак са одлукама и одговорностима. Ако олакшавате састанак, замолите некога да води биљешке за тим.
