Ефикасност је кључна у сваком уреду или пословном окружењу. Бити организован је вештина која ће користити сваком канцеларијском окружењу. Једна ствар коју бисте могли да побољшате, чак и ако установите да сте генерално организовани, јесте процедура за архивирање и одржавање докумената. Можете потрошити сате на тражење важних докумената ако не постоји систем за управљање њима. Важно је имати могућност да добијете потребне документе када сте под притиском. Иако нека радна мјеста могу имати стварне физичке датотеке, велика већина подношења докумената догађа се на рачуналу.
Наминг
Именујте све датотеке и фасцикле на доследан начин. Не називајте неке од њих по датуму, а друге по имену пројекта. Будите сигурни да сваки фајл одређеног пројекта има нешто јединствено у пројекту у његовом наслову. Креирајте фасциклу мастер пројекта са лако препознатљивим именом. Подијелите овај фолдер у подмапе с јасним насловима које можете користити за попис имена оних који раде на њему или других потребних ствари.
Уштеда
Спремите сличне документе заједно. Ако радите на одређеном пројекту, сачувајте све документе у истом главном фолдеру на рачунару. Ово је ефикасније и логичније од складиштења свих табела или свих графика на различитим местима. Када се бавите детаљима, један клик ће вас одвести до пројекта.
Садржај
Пре него што почнете са подношењем докумената, потребно је мало времена да прегледате садржај. Не чувајте све информације које су вам послате. То ће значити више времена за касније прегледавање непотребних ствари. Ако је документ релевантан за ваш пројекат, сачувајте га. Ако није, уклоните га са рачунара.
Статус
Одвојите документе који су део текућег рада од докумената који су за завршени посао и који се чувају само за сврхе референци и евиденције. Користите систем фасцикли. Чувајте тренутне документе на лако приступачном месту, као што је радна површина рачунара. Када се посао заврши, преместите га у фасциклу пројекта у којој складиштите завршени рад. Прилагодите овај метод тако да одговара вашем пословању.
