Процедуре контроле докумената не морају бити сложене. Заправо, сложеност додаје вероватноћи да документ неће бити адекватно референциран. С тим у вези, управљање информацијама је један од најважнијих процеса у било којој организацији. Ослањање на електронску кореспонденцију података повећава потребу за сталним ажурирањем процедура контроле података и складиштења података. Неуспех у одржавању адекватних процедура контроле докумената може резултирати великим финансијским ризицима. Срећом, побољшања у технологији контроле докумената и софтверским апликацијама створила су нови свијет најбољих пракси.
Идентификујте критичне процесе
Додијелите тим руководилаца са више функција да бисте идентифицирали ваше најкритичније процесе који се односе на проток података и информација. Пратите како се подаци (е-маил, анкете клијената, ИРС форма, итд.) Крећу од вашег клијента до датотека базе података. Упоредите сваки процес протока података и идентификујте заједничке или редундантне задатке. Мапирајте све процесе информисања, од е-поште до корпоративне усклађености, користећи основни дијаграм тока.
Направите приручник за процедуре
Процедуре - и за софтвер и за папир - морају дефинисати како се документи одобравају пре и после ажурирања. Требало би такође детаљно описати како ажурирате и поново одобравати документе. Адреса како ће систем идентификовати промене, тј. Датум издавања или промене фонта. Обавезно одредите процес одлучивања о застарелости документа. Разумите како да спречите употребу "застарелих" докумената.
Осигурати функционалност
Осигурајте да су документи доступни правим људима када им је то потребно. Ако конвертујете у виртуелни систем, будите сигурни да документујете како ће оригинални документ бити ускладиштен, ако уопште. Коначно, имате резервно рјешење. Ако се пребаците на аутоматизовани систем, користите пилот стратегију увођења. После потпуне конверзије, сачекајте три месеца пре уништавања или подношења папирних докумената.
