Кабинет за архивирање обично се односи на комад канцеларијског намештаја који складишти датотеке и документе. Ормари за архивирање долазе у различитим величинама. Неки имају браве за спречавање неовлашћеног приступа, док су други ормари лако транспортовани и доступни свима. Предузећа са великим количинама датотека, као што су болнице, адвокатске канцеларије или школе, често одржавају кабинете који се не могу лако кретати.
Основе
Постоји више начина за архивирање докумената. Да бисте развили систематски приступ, требали бисте анализирати информације које ће бити похрањене у датотекама. Размислите о различитим начинима тако да можете одабрати најбољи метод. На пример, ако водите евиденцију о добављачима аутомобилских делова, онда можете поднети абецедни приступ заснован на називу компаније. Такође можете успоставити метод за раздвајање добављача по регионима (нпр. Југ, Запад, Исток, Међународни). Ако водите евиденцију рептила, тада ваш метод може укључивати организовање рептила према њиховим научним именима или према датуму када је датотека креирана.
Управљање документима
Када дизајнирате задовољавајући метод, обавезно га запишите како би други људи могли разумјети и слиједити систем архивирања. Такође би требало да осигурате да су датотеке исправно сачуване, јер ће ваш систем брзо постати неефикасан ако су датотеке непотпуне (нпр. Подаци који недостају) или ако су непрописно ускладиштени (нпр. Игнорисане категорије подношења). На пример, ако раздвајате родове по боји, онда људи који праве фајлове морају запамтити да разликују мушкарце и жене.
Морате предвидети раст и додати додатне ормаре или простор по потреби. У супротном, записи ће бити преоптерећени. Такође размотрите како разликовати активне од неактивних датотека и, ако је применљиво, када уништити или уништити неактивне датотеке.
Разматрања
Многе компаније имплементирају системе за организовање докумената који користе оригиналне документе или копије. Међутим, пре креирања новог система архивирања, требало би да истражите виртуелне опције. На пример, можете да купите софтверски програм и унесете податке у интерни или веб-базирани сервер. Чак и ако тренутно имате систем архивирања, требало би да процените време и трошкове преноса података са потенцијалним уштедама трошкова и ефикасности дигиталног или веб-базираног складиштења. Адвокатске фирме које користе софтвер за управљање предметима Неедлес могу потрошити значајно вријеме на пријенос података, али када систем потпуно функционира, постоје бројне предности, као што је могућност приступа датотекама са удаљених локација.
