Архивирање докумената је складиштење документације која више није у активној употреби, али организација треба да чува ову документацију као врсту историјског записа. Типично, организације и предузећа архивирају документе, али појединци такође могу архивирати документацију из различитих разлога. Низ разматрања и метода повезује се са архивирањем докумената. У неким случајевима, организација ће имати сет добро дефинисаних политика за управљање документацијом, у оквиру којих организација оцртава процедуру архивирања. Организације могу релативно лако архивирати различите врсте медија, укључујући електронске.
Сврха
Организације архивирају документе из различитих разлога, у већини случајева који се односе на укупну сврху или улогу организације. Често организације архивирају документацију јер је од културног или историјског значаја. Алтернативно, бизнис може имати правни или финансијски разлог за чување поуздане евиденције о прошлој документацији, за коју је архивирање најефикаснији начин управљања.
Разматрања
Свака организација која има потребу за архивирањем докумената мора пажљиво размотрити своје процедуре. Одлука о томе која документација треба да се архивира, како у погледу прошлих тако и текућих операција, наравно је примарна пажња. За текућу документацију коју организација производи, организација може доћи до неке врсте распореда за архивирање. Методе архивирања се такође разликују, а напредак рачунарске технологије увео је мноштво нових алата, нудећи ефикасна и економична решења у многим случајевима.
Алати
Од 2011. године, софтверски алати за архивирање докумената су се повећали, дајући организацијама више могућности за архивирање уз мањи трошак. Организације могу користити архивирање софтвера као алат, не само за документе које похрањују у електронском облику, већ и за папирну документацију и друге медије. Организације могу скенирати или конвертовати не-дигиталне ставке за складиштење у електронском облику, смањујући количину физичког простора потребног за ефикасно вођење евиденције.
Ризици
Ризици су својствени сваком систему за архивирање докумената, а организације их морају узети у обзир када креирају политику организационог архивирања. Корист за чување документације у електронској форми важи само ако су архиве сигурне. Организације стога морају да користе адекватне заштитне мере да би заштитиле стабилност и безбедност архиве, које се архивирају на различите начине.
Предности
Предности постојања ефикасног система за архивирање докумената су се повећале са појавом технолошких решења. Електронски записи заузимају мање физичког простора и, у неким случајевима, чак не могу боравити у главним просторијама предузећа или организације. На пример, неке организације могу да користе спољну услугу за управљање документима. Још једна предност употребе електронских записа је да организације могу лако и брзо направити архивирани садржај када је то потребно, често у електронском формату који се може претраживати.
