Без обзира да ли продајете видгет-е или пружате услуге и експертизу, писма која траже плаћање на рачуне који касне су неопходан дио пословања. Понекад људи једноставно треба да се подсећају на њихов дуг. У другим случајевима, клијенти могу намерно да избегавају своје обавезе. У првом случају, ова писма могу убрзати плаћање доспјелог износа; у потоњем, они могу помоћи да се покажу кораци које сте предузели пре него што сте тражили формалне напоре за прикупљање, што вам може помоћи да превладате на суду. У свим случајевима писма треба да буду сачињена јасно, концизно и на пристојан и професионалан начин
Наведите стање дуга
У уводном дијелу писма треба јасно навести стање које је доспјело. Након једноставног поздрава (као што је "Драги господине Смитх"), отворите писмо тако што ћете срдачно подсјетити читатеља на тачан износ дуговања. Користите изјаву као што је “Ово писмо је да вас подсећа на ваш неплаћени дуг према АБЦ корпорацији. Наши записи указују на то да је ваш рачун прекорачен у износу од 56,39 долара. ”Прије израде овог одјељка писма, провјерите точан износ који треба платити са вашим рачунима. Приложите копију преосталог рачуна на писмо и наведите прилог у овом одељку.
Опишите прихватљиве облике отплате
У зависности од природе дуга, политика које се плаћају у Вашем пословању и колико брзо желите да надокнадите дуговање, прихватљив облик плаћања је још један важан детаљ који треба јасно навести. Новац у руци је очигледно бржи него чекање да се лична провера очисти, али у зависности од износа можда неће бити могуће тражити отплату на овај начин. Исто тако, није сваки бизнис прихватио кредитне картице, а компаније могу прихватити картицу једног издаватеља, али не и другу. У сваком случају, укључите изјаву као што је „Плаћање се може извршити готовином, чеком или кредитном картицом. Прихватамо Виса или Мастерцард. Чек се може извршити на рачуне."
Јасно наведите рок
Не остављајте захтјев за роком отплате отворен за тумачење. Користите изјаву као што је „Молимо вас да овај износ дозначите у року од 10 радних дана или да се одмах обратите нашој канцеларији како бисте извршили уплату преко телефона.“ Изношење рока не само да понавља осјећај хитности за читатеља, већ вам и даје временски оквир када можете очекивати плаћање и омогућити вам да размислите шта даље, ако плаћање није извршено унутар тог прозора.
Посљедице државе за одлагање
Ако постоје било какве посљедице за додатно кашњење у плаћању, наведите их у завршном писму. Уобичајена посљедица је покретање формалног правног поступка за поврат износа на суду. Друге посљедице могу бити подизање спора више у организацији или заустављање услуга. Ако је писмо посљедње упозорење, употријебите изјаву као што је “Ово је коначна обавијест коју ћете примити. Ако не примимо пуну исплату у року од 10 дана од датума овог писма, ми ћемо тражити све правне лијекове доступне за поврат овог дуга."
