Састанци се одржавају свуда где има људи. Цркве, школе и предузећа одржавају састанке из једног или другог разлога. Када су записници правилно снимљени, лако се могу пренијети другим члановима састанка којима је потребно поново чути нешто посебно, посебно дан или два након састанка. Колико год покушали, никада нећемо памтити све. Зато је исправно записивање записника на састанку толико важно.
Такинг Минутес
Проверите да ли ваша фирма, црква или школа имају потребан формат за вођење записника са састанака. Нека места пословања имају одређени начин на који воле да раде ствари, чак и ако се мало разликују од стандарда. Обавезно пратите тражени формат.
Седите на месту где можете видети и чути све. Тешко је записати записник када тражите онога што је рекао. Седење на централној локацији је најбоље ако је соба прилично велика без појачања. Седите испред собе када велике групе користе микрофоне.
Напишите датум на папир. Нека ваш папир и оловка буду спремни пре него што састанак почне како би се спречило да нешто пропустите на почетку. Такође, запишите ако је овај састанак везан за одређену тему или проблем. Такође, брзо забиљежите распоред сједења ако су чланови релативно мали. То ће вам касније помоћи и када приметите ко је шта рекао.
Снимите све који су тамо. Обавезно запишите онога који је задужен за састанак, као и оне који нису могли да присуствују из неког разлога. Ако је могуће, припремите нацрт теме унапријед како би вам дали нешто што ћете пратити док водите записник током састанка.
Запишите ко је рекао шта, расправе о идејама или темама и одлуке о тим дискусијама. Ако дође до гласања, напишите ко је изнео гласање, који је додијелио гласање и који је исход гласања био, као што је 4 не до 9 да.
Не снимајте апсолутно све што је речено током састанка. Само напишите идеје и теме у сажетку. Излуђиват ћете се ако покушате записати сваку ријеч коју свака особа каже.
Снимите записнике што је пре могуће након састанка. Ово спречава грешке и губитке меморије. Обавезно проверите правопис пре него што одштампате записнике и предате их онима који су били на састанку.
