Захтевање одобрења за пројекат или велику куповину може бити узнемирујуће и фрустрирајуће. Међутим, са правилним текстом и ставом, вероватније је да ћете добити зелено светло које вам је потребно. Истраживање је такође кључно: морате знати тачно шта вам је потребно, знати какав ће бити утицај на вашу компанију и бити у могућности да то објасните у терминима које ваш шеф може да разуме. Специфично и добро написано писмо захтјева може бити дуг пут ка стварању ваше идеје или пројекта.
Истражите Ваш предлог
Први корак у било којем процесу одобравања је истраживање онога што вам је потребно. Ако тражите ново возило компаније, истражите тачно какво возило желите, колико ће коштати и како то одговара потребама компаније. Немојте правити општу изјаву о томе шта желите да одобрите. Прималац вашег писма ће вероватније одлучити у вашу корист ако је у вашем писму јасно да сте се потрудили да откријете шта је најбоље за компанију. Још важније, што сте специфичнији, то је већа вјероватноћа да ће вам бити угодно дати одобрење за пројекат или куповину, јер ће знати тачно шта ћете учинити након одобрења.
Правилно форматирајте писмо
Почните тако што ћете се обратити шефу по имену и називу (на пример, потпредседник Смитх). Ако случајно не знате ко ће читати писмо, обратите се писму на наслов особе (на пример, "Драги комесаре").. Често можете то наћи на веб страници организације или подићи телефон и тражити име особе.
Затим представите куповину или приједлог који желите да одобрите. Покушајте то да урадите у првој реченици свог писма. Ово ће омогућити читаоцу да има јасну идеју о ономе што предлажеш одмах и да јој да контекст остатка писма. То јој такође омогућава да зна да тачно знате шта желите.
Пример:
Драги супервизор Цуннингхам,
Цастле Роцк Хигх Сцхоол марсинг банду требају нове униформе.
Дајте детаљне примере
Затим објасните зашто би требало предузети акцију коју предлажете. Чак и ако се чини очигледним зашто је куповина неопходна, детаљно објасните разлоге за њу. Ако прималац вашег писма не види добар разлог за акцију која је предложена у писму, неће успети. Требало би само неколико реченица да се то уради.
Пример:
Последње купљене униформе смо набавили 1992. године, а садашња колекција је врло неуредна и излизана.
Наставите тако што ћете навести све разлоге због којих би предлог био користан за вашу компанију.Ради се о томе шта ће ваш посао урадити за компанију, а не о томе зашто ви лично сматрате да је предлог важан.
Пример:
Оркестар представља нашу школу у поворкама, ногометним утакмицама и другим друштвеним окупљањима. Нове униформе би ставиле нашу школу у много позитивније светло.
Сада морамо да платимо кројачкој фирми хиљаде долара сваке године да одржимо наше старе униформе. Нове би елиминисале ове накнаде.
Имати нове модерне униформе увелико би повећао морал читавог бенда, што генерално резултира вишим оцјенама за све ученике.
Заврши са вриједним информацијама
Закључите своје писмо са својим именом, адресом е-поште и бројем телефона и позовите читаоца да Вас контактира у вези било каквих питања у вези са писмом или приједлогом. Ако је примјењиво, такођер забиљежите датум на који се надате да ћете добити одговор на ваш захтјев. Када завршите са писмом, не би требало да буде дуже од једне странице, осим ако немате добар разлог да наставите на другу страницу (као што је веома сложен предлог који захтева дугачко објашњење или дугачак списак разлога зашто Ваш захтев би био користан).
Пример:
Ако имате било каквих питања, драго ми је да се сретнете у било које вријеме.
Хвала вам,
Бен Варрен, директор, б.варрен@цастлероцкхигх.цом 555-1234
Финал Типс
Увијек пишите на пристојан и формалан начин. На пример, уместо да каже: "Било би сјајно за компанију да купимо неколико нових штампача," напишите нешто попут: "Ако је компанија купила пет нових штампача, то би имало користи од Примера корпорације јер …" Ако то већ није потребно, размотрите штампање и ручно испоручивање вашег писма уместо да га пошаљете е-маилу примаоцу. Показат ће вам да вам је стало до вашег приједлога и вјероватно ће се сјећати да ће на вријеме одговорити на писмо.
Имајте на уму да добро написано писмо о одобрењу можда неће вас одвести нигде - ваш прималац може одлучити да је проблем сам. У том случају, мораћете да смислите потпуно нову идеју или да одложите време док не покушате поново.
