Како покренути инвентар цркве

Инвентар за вјерске организације могу бити и физичке ствари и комплети чланова скупштине спремни да донирају своје вријеме. Они који су вољни да донирају своје време и стручност треба да буду узети у обзир, тако да могу бити правилно искоришћени у корист цркве. Имовину физичке цркве треба документирати у писаној форми са документима који се сигурно чувају на више локација. Више људи може да помогне у припреми иницијалне црквене инвентаризације, али одржавање и сигурно складиштење треба да буде додељено једном кандидату. Прикупљање почетног инвентара може трајати и до тједан дана, а годишње усклађивање инвентара не би требало трајати више од дан или два. Овај пројекат захтева пажњу на детаље.

Ставке које су вам потребне

Спреадсхеет софтваре
Интернет
Принтер / Цопиер
Цлипбоард
Оловка
Лабелс

Инвентар физичких јединица

Набавите готов образац црквеног инвентара са Интернета или направите сопствени софтвер помоћу програма за табеларне прорачуне. На врху обрасца укључите име и простор ваше организације за број листа и име локације. Испод тога, направите колоне под називом "Серијски број," Опис ставке "," Датум стечен "," Почетна вредност "и" Задржи / Диспосирај ". Штампајте довољно копија обрасца да бисте их користили у свакој соби цркве и ставили у међуспремник.

Разликујте робу и опрему, уз напомену да износ у доларима квантификује разлику. На пример, артикли са трошком испод $ 500 сваки се сматра набавком, док се ставке са трошком преко $ 500 сматрају за опрему. Због своје вриједности, опрема би требала бити пописана док је непотребна за залихе залиха.

Креирајте секвенцијалну листу серијских бројева користећи софтвер за рад са табелама и одштампајте бројеве, по један, на 1-инчне налепнице. Први пут када се инвентар икада узме, серијски бројеви треба да буду у јединственом формату броја година. Јединствени број је онај који ће се мењати секвенцијално, на пример: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Започните у једној просторији и идентификујте све предмете који се рачунају као опрема. Када се једном идентификују, приложите једну ознаку серијског броја на дну сваке ставке тако да се ставке могу пратити.

Забиљежите број листа и назив собе користећи обрасце инвентара у међуспремнику. За сваку ставку која има серијски број, унесите податке у сва поља присутна у обрасцу инвентара.

Поље описа треба да има преглед ставке. Серијско поље треба да садржи број који сте ставили на дно ставке. Када се узимају почетне информације о инвентару, добијени датум и почетна вредност можда неће бити доступни. Ако јесте, попуните образац. Ако није, упишите тренутни датум у поље које је прикупљено и процијените вриједност. Ако се неки предмет чува, једноставно ставите чек у поље. Ако се одлаже, забележите датум одлагања.

Прелазите из собе у собу понављајући кораке 4 и 5. Не заборавите да наставите да бележите број листа и име собе на врху сваког листа док мењате локације.

Направите појединачне копије попуњених образаца инвентара. Ставите по једну копију у редослед редоследа по листу листа у регистратор са три прстена. Ставите један регистратор на сигурну локацију, а другу на локацију у административној канцеларији. Пратите процедуре инвентара најмање једном годишње.

Инвентори оф Скилл Сетс

Набавите готов волонтерски образац из цркве са Интернета или направите сопствени софтвер помоћу програма за табеларне прорачуне. Укључите поља за "Име", "Адреса", "Број телефона", "Адреса е-поште", "Доступни дани" и "Доступни сати у седмици". У колони испод странице, наведите потребне вјештине или улоге и инструкције за волонтере да заокруже подручја интереса, као што су возач аутобуса, волонтер за храну, координација активности и службеник за донације хране.

Подијелите образац током недјељне школе или црквене службе или га пошаљите путем поште са захтјевом за повратак на одређену локацију или прије одређеног датума.

Уметните обрасце у регистратор са три прстена, или за једноставну употребу, креирајте дигиталну базу података са личним информацијама и интересима волонтера. На овај начин се може успоставити директан контакт са заинтересованим члановима заједнице, а административно особље може тачно да види средства која су на располагању цркви.

Подијелите нове волонтерске обрасце најкасније једном годишње. Ако се ажурирани обрасци не врате за особу која их је претходно попунила претходне године, онда успоставите телефонски контакт како бисте утврдили да ли би и даље желели да донирају своје вријеме у областима које су претходно забиљежили и да направе одговарајуће измјене.

Савети

Превођење података о физичким инвентарним подацима у дигиталну табелу пружа трећу тачку чувања.

Додавањем нових ставки у инвентар како оне долазе, осигурат ће се исправно евидентирање њиховог датума и почетне вриједности.

Годишње ревидирајте волонтерски образац како бисте укључили нове вјештине или позиције.