Писање пословног писма некоме кога не познајете обично није теже од писања писма некоме кога већ познајете. Формат писма ипак треба да буде професионалан и да се придржава одговарајућих стандарда комуникације у пословању. Пре него што почнете са пословним писмом, проверите да ли сте исправно написали име примаоца и да имате исправан наслов и адресу компаније.
Започните писмо са одговарајућим пословним уводом за непознату особу, као што је "Драги господине Смитх" или "Драга госпођица Јохнсон," користећи презиме особе. Ако је писмо упућено жени чији је брачни статус непознат, користите префикс "Мс." Завршите увод са двоточком умјесто зарезом ако је слово више формалне природе.
Представите се примаоцу јер се још нисте срели. Објасните зашто пишете у првом параграфу писма.Пренијети професионалним гласом сврху Вашег истраживања и оно што тражите од примаоца.
Укуцајте писмо у одговарајућем пословном формату. Користите параграфе који се испиру са леве стране стране и избегавајте увлачење пасуса. Након сваког одломка укључите један размак. Завршите писмо са одговарајућим пословним потписом као што је "С поштовањем" или "С поштовањем".
Користите професионални и објективни глас у тијелу писма. Останите непристрани и пријатељски, а још увијек поштујете. Укључите поруку захвалности за његово вријеме.
