Израда буџета одјела захтијева темељно разумијевање процеса и одјела у питању. Размотрите буџет одељења као план потрошње за предстојећу фискалну годину. Када се припремају прелиминарне папирологије, фактор у варијаблама се односи на приходе и расходе, дозвољавајући да се ублаже ако се пројициране цифре прихода не материјализују. Звучан, изводљив буџет је добар само онолико колико бројеви уносе архитекти финалног производа.
Поставите разумне циљеве за наредну фискалну годину. Прелиминарне цифре треба да укључе очекивања за непосредну будућност одељења. Иако ове почетне калкулације имају тенденцију да се граниче са оптимистичком страном, уложите напор да останете реални са предвиђањем броја. Запамтите да су буџети у току, који захтијевају подешавање током цијеле године, тако да је боље дугорочно поднијети разумна очекивања.
Сеек инпут. Посаветујте се са другим члановима одељења, посебно онима који су најпознатији у свакодневном раду канцеларије, пре него што се обавезате на било какве сталне податке. Нека запослени постану суштински фактор напретка у буџетирању. Уосталом, они су на првој линији у било ком пословном окружењу и генерално имају изузетан увид у то шта ради и шта не ради.
Анализирајте прилив. Реалистична очекивања прихода захтијевају анализу претходних буџета. Пре уноса прелиминарних бројева, упоредите месечне, кварталне и међугодишње податке из претходне године. Ако је постојала изузетна околност везана за прошлогодишње бројеве, вратите се уназад двије године. Потражите трендове који утичу на приходе. Размислите о трошковима одмора ако је пословање у малопродаји. Погледајте први квартал претходне године ако фирма обрађује поврат пореза на доходак. Без обзира на пословну област стручности, размотрите факторе који су специфични за предузеће и који упумпавају или уништавају прилив готовине. Састављање ових информација чини буџетски ток готовине много једноставнијим.
Аналисе оутфлов. Неочекивани трошкови могу угрозити било који буџет. Да би се прорачунски прекидачи одржали на минимум, пажљиво проучите претходне буџете да бисте одредили трендове. Размислите о особљу. Да ли се неко повлачи? Да ли постоји могућност отпуштања? Ако се предвиђа запошљавање, шта је са обуком и другим трошковима везаним за новог запосленог? Узмите у обзир старост опреме приликом израчунавања трошкова. Питајте да ли је потребно надоградити рачунаре или штампаче или копирне уређаје у наредном буџетском периоду. Ако је тако, добити чврсте процјене трошкова замјене прије подношења коначног производа на преглед. Ако је залиха залиха део буџета одељења, узмите у обзир не само цену залиха, већ и цену по квадратном метру за смештај и особље и опрему неопходну за управљање производом. Укратко, анализирајте сваки детаљ како бисте направили коначни производ који ради цијелу годину.
Припремите буџет. Као последњи корак у припреми завршног буџета, консултујте се са руководиоцима других одељења. Њихов допринос може имати последице за буџет вашег одељења. Поглед у будућност је примарни циљ сваког буџета. Припрема буџета одељења постаје јасан задатак ако се унапред постави неопходна основа за њено завршавање. Такође, имајте на уму да је буџет подношљив документ, који је у складу са циљевима компаније и лако се прилагођава ако се појави потреба.
