Подручје пословне комуникације укључује многе врсте формалних писама. Писмо истраге, понекад написано "истраживање", често представља први корак ка континуираној комуникацији. Посао између потрошача и произвођача, између два предузећа или између послодавца и запосленог, често почиње истрагом једне стране. Комуникација се такође може завршити када писац добије тај почетни одговор.
Савети
-
Кад год пишете некоме да затражите информације, то је упитно писмо. Можете их користити за рјешавање свих врста питања као што су спонзорство, слободна радна мјеста, продаја, пројекти и финансирање.
Основна дефиниција упитника
Дакле, шта је писмо истраге? Када нека особа захтијева посебне информације од друге стране, та особа може размотрити писање упита. У основи, ово писмо поставља питање или захтјев читаоцу са намером да убеди читаоца да одговори. Идеална истрага идентификује специфичну особу која је способна да пружи адекватан одговор на сажет, сврсисходан начин. На пример, власник рачуноводствене компаније може да пошаље писмо упита канцеларији за продају канцеларијског материјала да затражи каталог или посету продајног представника, објашњавајући да планира да ажурира или пресели своју фирму.
Басиц Формат
Заборавите на адресирање вашег писма упита "Коме се то може односити"; уместо тога, идентификујте одређену контакт особу унутар наслова и поздравите своје писмо кад год је то могуће. На пример, ако пишете да питате за стажирање, урадите мали домаћи задатак, телефоном или онлине, да бисте утврдили име менаџера за запошљавање. Стандардно писмо упита има отприлике три параграфа. Први параграф указује шта писац жели, као што су информације о производу, отварању посла или другом захтјеву; на пример:
Драга госпођице Смитх,
Ја сам (име факултета) студент, радим на Бацхелор оф Артс у дјеци и младима. Док тражим стаж за љето 20КСКС, нашао сам вашу листу програма за стажирање на (назив веб-локације).
Други параграф објашњава разлоге писца за давање његовог или њеног захтјева читаоцу. Објасните зашто сте изабрали да контактирате тог одређеног читаоца и како ће тражене информације бити од користи за вас:
Као контакт особа за програм стажирања, пишем да питам за више информација. У коначници, тражим стаж у приправничком стажу како бих побољшао своје вјештине и искуство у збрињавању младих у ризику. До данас, мој рад и искуство укључују (попис курсева, релативни волонтерски рад, друге праксе).
Последњи параграф треба да повеже писмо заједно са изразом захвалности за читаочево време и помоћ. Писмо се обично завршава комплементарним завршетком, као што је "Искрено", а затим и име писца.
Траже се и нису тражене
Писма упита долазе или на основу тражених или непожељних упита. Тражена писма се најчешће јављају када бизнис рекламира свој производ или услугу у нади да ће изазвати радозналост потенцијалних клијената. У случајевима када потрошач не може сами да провери производ, потрошач мора контактирати предузеће путем траженог писма. У непопуњеном писму, прималац не даје претходну понуду информација. Пошиљалац тражи информације од извора за који се вјерује да имају одговор на питање, без позива да то учини од извора.
Набављен пример: Грантови и финансирање
Многе фондације или компаније које нуде грантове више воле да добију писмо за упит пре него што добију пуну понуду. Ово обично тражено писмо мора у потпуности објаснити вашу потребу за финансирањем и може премашити основни формат од три пасуса, али не би требало да пређе три странице. Поред основног увода, успешно писмо за захтев за грант или захтев за финансирање мора да садржи кратак опис ваше организације, изјаву о потреби, методологију коју планирате да користите да бисте постигли жељени резултат и било које друге изворе финансирања планирате да искористите предност.
Незатражен примјер: Стажирање и послови
Већина писама о упиту за радна мјеста и стажирање долази на нежељени начин. Размислите о слању упита када се дивите некој компанији и мислите да бисте могли да делите обострано користан радни однос. Започните писмо тако што ћете представити себе и свој интерес за запослење у њиховој компанији. У наставку, укратко укључите, у једном или два параграфа, информације о својим квалификацијама и како вјерујете да ће искуство унутар читаонице бити од користи и вама и компанији. Стављање стопала у врата са компанијом којој се дивите чини за награђено искуство стажирања. А ко зна? Ако добро пристајете, то може довести до стабилне позиције.
