Документ опсега пројекта је од суштинског значаја за разјашњење резултата пројекта, било да се ради о развоју софтвера или уређењу дворишта. Документ о обиму пројекта често креира менаџер пројекта или аналитичар који блиско сарађује са клијентом и другим члановима пројектног тима. Када се обим заврши, треба га прегледати са клијентом, тимом и руководством како би се потврдило да је тачно, све заинтересоване стране су сагласне са њим и резултати пројекта ће задовољити потребе купаца. Обим треба да буде одобрен од стране корисника и чланова ваше организације у складу са вашим развојним процесом.
Припремите се за Преглед пројекта
Направите листу свих клијената и чланова тима који требају прегледати документ о опсегу. Прегледајте документе за покретање пројекта или се консултујте са руководиоцем пројекта да бисте прикупили ове информације.
Поставите састанак и позовите све чланове тима. Састанак може бити лично или може бити виртуалан, у зависности од структуре и технологије ваше организације.
Пошаљите попуњени документ опсега на листу. Посаљите га неколико дана пре састанка да бисте посетиоцима дали довољно времена да га прегледају.
Направите копије документа како бисте их довели на физички састанак. Чак и ако планирате да прикажете електронску копију на графоскопу или сличном уређају, неки од ваших учесника ће можда бити угоднији за рад са штампаном копијом.
Спровести Сцопе Ревиев са клијентима и члановима тима
Упознајте се са клијентима и тимом. Прочитајте документ, посебно оне области које су сложеније или више предмет тумачења. Иако сте раније послали документ, очекујте да га већина учесника није написала.
Снимите сва отворена питања или промене у обиму документа.
Ажурирајте опсег са одговорима на питања и другим промјенама и пошаљите их клијентима и члановима пројектног тима, тражећи потпис и одобрење документа.
Савети
-
У неким организацијама може вам бити тешко да закажете састанке које сви могу да присуствују. Откријте људе који апсолутно морају да присуствују лично, и распоредите око својих календара. Наставите са другима који не могу да присуствују било путем е-поште или телефонских позива да виде да ли имају било какве коментаре на документ о обиму.
