Мјесечни извјештаји су вриједни као запис догађаја и резултата у одјелу и као допринос пословању у цјелини. У образовању они такође пружају корисне информације из различитих одељења о напретку и резултатима. Они су запис који се може сабрати у веће документе како би се обезбедио општи преглед за бизнис или факултет.
Напишите увод о предмету и наведите зашто тражите подношење мјесечних извјештаја. Покажите добре разлоге зашто су они потребни и допринос који ће они дати бизнису, колеџу или универзитету у цјелини.
Опишите користи за примаоце, јер ће већина људи ово сматрати додатним радом. Месечни извештај може бити прилика да се похвале и покажу где су ствари ишле добро. То може бити и прилика да се спомене области у којима је потребна подршка или нешто што је потребно за праћење. То може бити и извјештај о напретку одређеног пројекта. Истакните важност извјештаја за планирање и фокусирање ума појединца на напоре његовог или његовог одјела.
Наведите датуме и рокове за годину када ће се захтијевати мјесечни извјештаји. Нагласите зашто морају бити на вријеме, јер су они углавном допринос већем извјештају и то се може одложити ако се мјесечни извјештаји одгађају.
Ако је могуће, доставите шаблон који садржи главне тачке које желите да покријете у месечном извештају. Ово олакшава испитаницима да заврше и штеде време сваког месеца. Они могу промијенити предложак гдје је то потребно. Алтернативно, дајте смернице у свом писму да помогнете писцима извештаја. Различити одјели ће пружати различите информације - на примјер, неке финансијске и неке продаје - тако да могу бити потребни различити обрасци. Затражите од писца извештаја да наведе листе на различитим листовима.
Подијелите сваки дио слова у параграфе. Наведите разлоге због којих се мјесечни извјештај захтијева у првом параграфу. Опишите користи за примаоце у другом. Спомените датуме и рокове у трећем параграфу, или дајте посебну листу са датумима. Навести образац или смјернице у четвртом параграфу. У последњи пасус укључите признање за помоћ примаоца. Будите концизни и пријатни.
Савети
-
Писање пословног писма захтева одређене формалности. Ако покренете писмо са нечијим именом, требало би да се заврши "С поштовањем". Ако почнете са "Поштовани господине" или "Госпођо", требало би да се заврши "С поштовањем". Испод поздрава треба да буде референца или линија детаља предмета, у овом случају "Месечни извештаји".
Упозорење
Напишите писмо као захтев, али будите сигурни да ће извештаји бити потребни сваког месеца.
