Први утисци се рачунају, тако да је боље да направите добар, посебно када тражите пословни састанак. Било да планирате да пишете потенцијалном пословном партнеру, владином службенику или клијенту, ваш избор ријечи може направити разлику. Лоше написано писмо захтева за именовање може утицати на вашу слику - и ваш бренд. Плус, то вам може уништити шансе да добијете позитиван одговор.
Користите одговарајућу линију предмета
Када пошаљете писмо са захтевом за састанак, уверите се да се у линији теме појављује ваша намера да упознате примаоца. Држите га кратко и једноставно. Ево неколико примјера:
- Захтев за састанак
- Захтев за састанак
- Писмо захтева за састанак
- Захтев за састанак дана (дан у недељи)
- Заказивање састанка
У зависности од ваших преференција, можете поставити линију предмета изнад или испод адресе примаоца. Ако желите да контактирате примаоца на мрежи, можете да користите исту линију за вашу е-пошту и писмо.
Представи се
Започните писмо тако што ћете се представити. У случају да сте примили примаоца у неком тренутку, обавезно га наведите. Наведите кратак опис ваше организације или њене мисије ако је потребно. На пример, можете рећи нешто као:
Поштовани представниче (презиме)
Моје име је (ваше име) и ја вас контактирам у име (име компаније). Имамо заједнички интерес за … и ја бих желио више разговарати.
Ако имате препоруку, можете почети са: (Име препоруке) поменули сте да сте заинтересовани да сазнате више о нашим производима и услугама. Желео бих да вас позовем да више разговарате у нашој канцеларији (датум и време).
Наведите сврху састанка
Нека прималац зна шта да очекује од састанка, укључујући и колико ће трајати. Обезбедите груби распоред и покријте главне тачке. На пример, можете рећи:
Унапред хвала на разматрању овог захтева. Цијенио бих прилику да вас упознам и разговарамо о томе како бисмо могли удружити снаге у будућим пројектима.
Наш састанак ће обухватити кратак преглед наше технологије и ресурса, као и неке примјере нашег рада у овој области. Такође смо заинтересовани да разговарамо о потенцијалној сарадњи која би била обострано корисна за обе стране.
Покушајте да објасните шта тражите и зашто уопште тражите овај састанак. Предложите два или три датума и времена и онда љубазно питајте примаоце да потврде њихову доступност.
Ваше писмо може да каже нешто као:
Молим вас, предложите датум и време, што је по вашем распореду.
Да ли сте доступни датум и време? Ако не, контактирајте нас на (број телефона) или (е-маил адресу) да бисте заказали састанак.
Ускоро ћемо пратити потврду пријема овог писма и подесити дан и вријеме које вам одговара.
Користите одговарајући формат
Пословна писма имају специфичан формат. Напишите своје име и адресу у горњем десном углу странице. Унесите информације о контакту примаоца у левом углу странице или испод адресе.
Оставите широке маргине и употребите празно поље ако је могуће. Сачувајте писмо кратко и тачно; идеално, не би требало да прелази једну страницу. Користите формални поздрав, као што је “Поштовани господине (име примаоца) Ако не знате тачно име примаоца, можете га користити "Поштовани." Заврши писмо са "С поштовањем", "С поштовањем", "С поштовањем" или друга формална затварања, а затим ваше име.
Писмо захтева за именовање треба да буде јасно и сажето. Изрежите бескорисне речи и непотребне информације. Користите фонт који се лако чита, као што је Тимес Нев Роман или Ариал. Не заборавите да прочитате писмо пре него што га пошаљете.
