Емаил је ефикасан и бржи начин слања пословне комуникације у односу на поштанску услугу. То је и лакши начин размјене докумената. Неке ствари које треба узети у обзир приликом слања пословне е-поште са прилогом су њена величина, програм који се користи за креирање прилога и могућност вируса. Такође је важно запамтити да прималац можда није једини који види вашу поруку. Користите професионални тон који ће оставити повољан утисак.
Напишите текст теме која адекватно одражава поруку. Специфичне теме ће помоћи запосленима да организују е-пошту према пројектима компаније. Нејасни наслови као што су „Важно“ или „Молим вас прочитајте“ отежавају проналажење порука у будућности.
Саставите поруку која је сажета и лако читљива. Запослени морају свакодневно проучавати велике количине е-маил порука и имати мало времена за читање дугачких порука. Користите читљив фонт, укључите много белог простора и на одговарајући начин користите горња и мала слова. Напишите поруку у тону који је љубазан, али професионалан, и започните и завршите са професионалним поздравом.
Погледајте прилог. Заузети радници се често журе за временом и могу занемарити привитак ако се не спомиње. Нека прималац зна шта садржи прилог и шта са њим.
Уверите се да сте документ приложили пре слања. Јанис Фисхер Цхан, аутор књиге "Е-Маил: Водич за писање - како написати и управљати е-поштом на радном мјесту", савјетује да приложите документ прије него што почнете писати поруку.
Нека ваш читач сазна који је програм потребан за отварање датотеке. Мицрософт Оффице Суите и Адобе Ацробат Реадер су уобичајене апликације које се користе на радном месту.
Размотрите колико ће времена прималац морати да преузме. Користите програм за компресију датотека за велике датотеке, као што је ВинЗип, или разбијте датотеку на мање дијелове које можете послати одвојено. Узимајући у обзир запосленог запосленика, документ можете и залијепити у тијело поруке.
Прочитајте поруку. Правописне и граматичке грешке изгледају непрофесионално. Такође избегавајте коришћење сленга, скраћеница и емотикона у вашој поруци. То могу бити познати термини, али су непримјерени у пословним порукама.
Скенирајте своју поруку и приложени документ прије него што пошаљете вирусе.
Укључите изјаву о одрицању од одговорности која охрабрује читатеља да скенира прилог за вирусе пре преузимања. Ово може заштитити вашу компанију од могућности правног поступка ако прималац прими вирус кроз ваш прилог.
Упозорење
Немојте слати ланчане поруке, спам или вицеве као прилоге. Они су непрофесионални и неприкладни.
