Документи о политици и процедурама компаније су кључни фактор у одржавању ефикасности, конзистентности и јасне комуникације. Неке компаније одлучују да креирају појединачне документе за различите процедуре, док друге прикупљају све политике и процедуре у један приручник који презентују сваком запосленом. Добро документоване политике и процедуре пружају користи запосленима, клијентима и компанији.
Сет Екпецтатионс
Политика компаније често поставља очекивања за понашање запослених на теме као што су присуство, правовременост, правила облачења, сигурносни прописи и друго. Документи о политици и процедурама често наводе одговорност компаније према својим запосленима, укључујући запошљавање на једнаке могућности, одмор и боловање, породични одмор итд. Контакт за запошљавање и писма понуде могу се односити на политику компаније и приручник о процедури (или приручник за запослене) и наводе да запослени је сагласан да се придржава правила наведених у приручнику. Неке компаније захтијевају од нових запосленика да потпишу образац који показује да су примили приручник.
Подстакните ефикасност
Најефикаснији начин за постизање циља је основна основа процеса компаније. Ово не мора бити најлакши или најбржи начин, али то је најмање радно интензиван начин да се постигне циљ без жртвовања квалитета, изазивања ризика или игнорисања било каквих регулаторних захтјева. Теоретски, ако сваки запослени прати постављени поступак за сваки задатак, компанија ће сваки пут испунити све циљеве на најефикаснији могући начин. У стварности, пожељна процедура можда неће бити могућа сваки пут, тако да многи процеси заправо укључују специфичну политику о томе како се носити са таквом ситуацијом. Ово може укључивати одобрење са вишег нивоа или једноставно додатну документацију.
Подстакните конзистентност
Конзистентност обично ствара ефикасност. Када људи раде ствари на исти начин сваки пут, они на крају постају способни да заврше процес у краћем временском периоду, што значи да могу радити више посла у истом временском периоду. Доследност такође доводи до поверења. Доследне методе осигуравају клијентима да ће компанија водити њихове рачуне са истом пажњом и прецизношћу током сваке интеракције. Конзистентност помаже запосленима и клијентима да знају шта да очекују када се суоче са датом ситуацијом.
Стаи Легал
Закони, регулативни органи или осигуравајућа друштва захтијевају од компанија да документују и дистрибуирају неке процесе и процедуре. На пример, већина држава захтева од компанија да имају одређен процес за решавање захтева радника за компензацију и да осигурају да сви запослени знају како процес функционише. Осигуравајуће компаније и регулаторне агенције, као што је ОСХА, захтијевају од компанија да прецизирају правила сигурности, посебно у производном окружењу. Укључивање ових информација у процесни и процедурални документ омогућава компанији да испуни захтјеве дистрибуције.
Комуницирајте ефикасно
Компанија може имати много запослених, више локација и / или запослених који раде различите смене. Запослени ће напустити компанију и нови запосленици ће се придружити компанији. Најлакши начин да се саопште очекивања и процеси свим запосленима, а да никоме не недостаје, остављајући информације ван или недоследне, је писање и дистрибуција званичног документа о политици и процедури. Осигурати да свако има приступ истим информацијама такођер помаже у заштити компаније од неоснованих тужби за укидање прекршаја.
