Поред регрутовања и задржавања, обука је један од три кључна аспекта ефикасног управљања запосленима. Пре него што седнете да бисте утврдили шта би ваш програм обуке за запослене требало да укључи, ипак је корисно извршити СВОТ анализу запослених и сагледати јаке стране, слабости, могућности и претње у пословању.
Прво, окупите свој тим да креира СВОТ анализу. То може бити вишеструко функционалан тим менаџера из различитих области компаније, од којих сви имају одређени интерес за развој програма обуке запослених. Тим може укључивати запослене који су прошли обуку, успјешне чланове тима који знају гдје леже прилике или стручњаци за обуку компаније. Или СВОТ тим може бити мања група, можда чак и само једна особа, која је блиско упозната са запосленима и потребама обуке компаније. Већи тим је генерално бољи (а да не постане превелик), јер ће више идеја бити донесено на стол.
Пре почетка, важно је да сваки члан тима разуме шта радите и зашто то радите. Сви чланови тима требају бити упознати не само са СВОТ процесом, већ и са специфичним жељеним резултатом процеса и укупном иницијативом за обуку запослених. Дајте свима позадину и почните.
Већина СВОТ група сматра да је најједноставније почети са снагама. То су предности ваше тренутне базе запосленика, ствари које, иако су се увек могле побољшати, ваши запослени тренутно добро раде. Ако су ваши запослени одлазећи и пријатељски расположени, то је снага. Ако доследно достављају потребне извештаје на време, то је снага. Предности су ставке које вјероватно не морају имати висок приоритет за обуку у вашем новом програму развоја запосленика, изван онога што се већ ради на обуци тих вјештина. Направите свеобухватну листу снага ваших запослених и побрините се да се сви чланови тима слажу да су то заиста снаге.
Након јаких страна, логично мјесто за кретање су слабости. То су области са највећом потребом за побољшањем ваших запослених, вероватно у областима које су навеле вашу компанију да прво испита процес обуке и развоја запослених. Ако тим за корисничку подршку не може да привуче клијенте да остану код вашег бизниса, то је слабост. Ако менаџер операција не може да прочита извештај о добити и губитку, то је слабост. Слабости су ставке које ће ваш тим на крају хтјети поставити као високе приоритете у процесу обуке запосленика. Опет, направите свеобухватну листу слабости запослених и будите искрени.
У СВОТ анализама, гдје су снаге и слабости углавном интерне, могућности и пријетње се проналазе гледањем изван групе. Иако су предности и слабости оно што сте видјели у прошлости и сада видите, прилике и пријетње су оно што почињете да видите сада, али ћете видјети више у будућности. Прилика за продајни тим, на примјер, може бити нови производ, карактеристика или цијена која долази од продаје (што би у овом случају очигледно омогућило могућност обуке запосленика). Прилика за рачуноводствену подјелу могла би бити нови порезни софтвер или нова доступност онлине подношења, што би опет створило прилику за обуку.
Коначно, требало би размотрити реално и темељно испитивање вањских пријетњи како би се завршио СВОТ. Пријетње су програми, квалитете или догађаји који се приближавају вашим запосленицима и који могу ометати ефикасност или ефикасност пословања. Такав нови порезни софтвер који је био прилика за ефикасније рачуноводство такође може бити пријетња, на примјер; на крају крајева, ако рачуновође не разумију како да га користе на адекватан начин, то би их могло успорити. Конкурент који нуди нову, нижу цијену може створити пријетњу за запосленике у продаји, јер би могли изгубити продају ако нису адекватно обучени за продају по тој нижој цијени.
Након што сте у потпуности саставили СВОТ и ваш тим се слаже с тим, најтежи дио почиње: заправо морате користити документ да бисте ускладили и обновили свој програм обуке. СВОТ изгледа одлично на папиру, али је безвредан ако се не користи на одговарајући начин за усклађивање обуке запослених са најхитнијим потребама компаније. Предности су области које треба појачати, али нису обучене као приоритет, док се слабости могу користити за генерисање најважнијих тема обуке. Иако јаке и слабе стране показују које тренинге ваши запослени раде и што им сада није потребно, могућности и пријетње би требале указати на то која обука би требала бити имплементирана како би ваше пословање било проактивно, а не реактивно.
Упозорење
Веома је лако, посебно у групним окружењима, пренаглашавати снаге и подцјењивати слабости. Важност искрене расправе, реалне процјене особина и ставова запослених, не може се довољно нагласити.
