Компаније користе приручнике за процедуру уредске администрације за обуку запослених, креирање или куповину софтвера и за побољшање ефикасности у уреду. Софтвер је велики део канцеларијског пословања и захтева процедуре за дефинисање операција на рачунару као што су безбедност, креирање базе података и приступ, е-маил протокол и заштита од вируса. Приручник за процедуре често укључује дијаграме тока који помажу у креирању или куповини софтвера који задовољава потребе ваше канцеларије.
Канцеларијски администратори су одговорни за обраду и управљање записима и документима; припрема за састанке, конференције и посебне догађаје; организовање путовања; и комуникацију са клијентима, менаџментом, добављачима и особљем. Ефикасан процедурални приручник јасно описује канцеларијске праксе са што је могуће више детаља. Нови запосленик треба да буде у могућности да погледа приручник за информације о уредским процедурама.
Ставке које су вам потребне
-
3-Ринг везиво
-
Софтвер за обраду текста
Како се пишу процедуре административне службе
Идентификујте процедуре
Приручник за процедуру уредске администрације ће се састојати од неколико процедура. Почните са највишим нивоом, већином општих процедура, и радите до највише детаља. Требало би постојати дијаграм тока на високом нивоу који ће показати како се свака процедура уклапа у ту категорију. Дијаграми тока олакшавају обуку нових радника јер је то графички приказ њиховог тока рада. Пример испод је једноставна илустрација неких канцеларијских процедура.
1. Оффице Рецордс
1.1 Потрошни материјал 1.2 Подношење 1.3 Руковање поштом 1.4 Заказивање
1.3 Руковање поштом
1.3.3 Примање поште -> 1.3.4 Сортирање поште -> Захтијева тренутни одговор? -> Да -> Означи као хитно -> Испоручи не -> Не означи -> Испоручи
Приликом писања приручника, наведите писане детаље за сваки поднаслов. На пример:
1.3.3 Примање поште Порука је разврстана у поштанској соби и достављена у сваки поштански претинац одељења до 10 часова. Помоћник канцеларије преузима пошту, сортира је (види 1.3.4) и одређује да ли порука захтева тренутни одговор (видети 1.3.5).
Прикупите информације о поступку
Ово је најважнији корак у процесу писања и захтијеваће највише времена. Проверите да ли разумете процедуру коју описујете и обим пројекта. Разумите публику за ову процедуру и како се она уклапа у процедуре вишег нивоа. Ко су добављачи процедуре? Ко су власници и стручњаци за предмет? Ко су муштерије? Када јасно разумете горе наведено, следите ове кораке:
- Напишите сет питања за интервју. Шта треба да знате да бисте написали детаљну процедуру?
- Вођење интервјуа и документовање резултата.
- Креирајте дијаграм тока који приказује улаз у процес, радне кораке и излаз.
- Прегледајте дијаграме тока које сте креирали са власницима процеса за тачност.
Напишите нацрт приручника
Изаберите формат приручника и осигурајте да се руководство слаже са тим форматом. Нацртајте цео приручник. Не желите да преписујете приручник јер не постоји договор о формату или садржају. Користите регистратор са 3 прстена тако да се измене и ажурирања могу лако извршити. За сваки документовани поступак укључите следеће:
- Наслов
- Увод
- Преглед
- Датум ревизије
- Власник поступка - Користите наслове према потреби и избегавајте коришћење личних имена
- Дијаграм тока са описима корак по корак
- Дефинитионс
- Материјали или софтвер који се користе у поступку
- Илустрације, табеле, графикони и графике по потреби
Прегледајте и уредите
Приручник треба да прегледа надлежни менаџерски тим, власник поступка и корисник процедуре. Ако је клијент изван организације, обавезно одобрите управу прије него што затражите преглед.
Можда ћете желети да неко други осим аутора прође кроз сваки корак у процесу како би тестирао његову тачност и потпуност. Ако постоје законска ограничења, побрините се да ваша унутрашња правна организација прегледа приручник за усклађеност.
Анализирајте и исправите све недостатке који су пронађени током процеса прегледа и напишите коначну верзију. Добијте коначне потписе одобрења на одговарајућем нивоу пре објављивања документа.
Именовати једног власника приручника који је одговоран за документирање ажурирања.
