Административно особље никада не добија славу или славу, али без њих, радна мјеста су осуђена на неефикасност и стагнацију. Администратори квалитета праве разлику у томе колико ефикасно други раде свој посао. Они пружају подршку и суочавају се са бескрајним низом задатака иза кулиса који чине сваку компанију функцијом.
Шта је административни асистент?
Административни асистенти испуњавају различите улоге у канцеларијама. Њихови послови могу ући у категорију личног асистента ако су посвећени једном извршном особљу или могу бити кључ за успјешну, зујање мале канцеларије гдје сами рјешавају позиве, папирологију и друге задатке који подржавају цијелу радну снагу.
Већина послова административног асистента подразумева руковање електронском поштом, упућивање телефонских позива или упућивање позива клијентима и другом особљу, препирање папира и управљање системима архивирања. Често ће бити укључени у укључивање нових радника. Они могу управљати временским роковима за канцеларију или више руководиоце, заказивати састанке и држати се на врху календара. Често ће се бавити редовним заказивањем одржавања, као што је осигуравање да компанија за воду дође до чишћења хладњака за воду и других рутинских послова.
Коначни детаљи административног помоћника зависе од компаније и људи за које раде. Ако раде у канцеларији за рачуноводство, можда ће им бити потребно познавање рачуноводствених процедура. Ако су у телевизијској постпродукцијској компанији, мораће да знају филмски и ТВ продукцију. За оглашивачку компанију, они ће морати имати основно знање о огласним куповинама и пословању са огласима и клијентима.
Послови административног асистента могу бити одличан начин да се добије преглед онога што компанија ради, и да је могуће радити на путу до других послова или добити осећај које су им улоге најприкладније. С друге стране, постоје административни асистенти за каријеру који воле разноврсне понуде и брзи ритам који посао доноси у своје дане.
Шта су задаци административних асистената?
Могуће је добити одличан административни помоћни посао са само средњом школом, али неки факултети помажу, посебно за послове под руководством. Важније су вјештине специфичне за посао, као што је добра комуникација у писаном облику и током говора, јер је укључено много слања е-поште и руковања телефоном. Често, администратори морају имати добру тактику и дипломатију, јер ће се морати бавити бијесним клијентима или бити неутрална странка између особља у њиховој канцеларији. Али све њихове комуникацијске вештине ће бити спорно ако нису добри слушаоци са главом за детаље.
Компјутерске вештине су неопходне, укључујући и знање о томе како користити програме као што су Мицрософт Ворд, Екцел и Оутлоок. Унос података може бити обавезан задатак, а могућност да брзо овладате програмима које компанија користи, као што су управљање базама података или апликације за сарадњу у тиму, помоћи ће администратору да успе у својој улози.
Разумевање свих аспеката слања поште обично ће бити потребно и може подразумијевати познавање начина на који се УСПС може руководити свакодневном поштом и радним поштанским машинама, али и познавање курирских система као што су ФедЕк, УПС и чак како позвати курире за бицикле.
Мање величанствене административне дужности укључују одржавање канцеларије добро опскрбљеним залихама. Од папира до мастила и оловака за штампаче, ове ствари су главна опскрбна функција једне канцеларије која добро функционише и она је домена администратора. Исто тако, руковање одржавањем и одржавање уредске опреме као што су фотокопирни уређаји, компјутери и још много тога. Не морају нужно да поправљају ове ствари, али мало решавања проблема иде далеко, а остатак времена могу позвати ИТ одељење или се обратити да поправи људе.
Које особине требају административном особљу?
Имати професионално понашање и изглед који се подудара са имиџом компаније дуг је пут у овом послу, јер административни помоћници су често "предње лице" компаније или први утисак који човјек добије од руководиоца док раде те столове.
Организовање је критично. Управљање свим тим распоредима, враћање позива, издавање меморандума, ажурирање табеларних табела, одржавање система архивирања - све то захтева добре организационе способности и способност да се непрекидно држи на врху многих ствари. Сродне су, наравно, вјештине управљања временом јер су рокови константни, а ако се уговор пошаље сувише касно или ако се позив не врати одмах, то може довести до колапса непроцјењивих пословних договора.
Кључно је бити одличан у тимском раду, јер је то улога особља за подршку, али и сама. Остати на врху пројеката и бити само-стартер је од суштинског значаја, и то у прометној средини са сталним прекидима је обавезно. Дани су испуњени позивима, људима који требају помоћ и искачућим задацима који захтевају тренутна решења, али још увек постоје пројекти који су у току и сви морају да буду завршени, а административно особље треба да напредује у оба случаја.
Који су сетови вјештина вриједни?
Осим стандардних свакодневних вјештина потребних за успјешну каријеру у административној подршци, постоје многе друге вјештине које могу одвојити једну од пакета и дати им предност на вишим плаћањима, више неухватљивим административним пословима.
Бити двојезичан или вишејезични је фантастична вјештина коју треба имати. Познавање шпанског, њемачког, кинеског, индијског или других језика који су уобичајени у националном или међународном пословању може учинити администратора изузетно вриједним, а те улоге често плаћају и више.
Неке друге потенцијално вриједне вјештине укључују познавање друштвених медија, основе рачуноводства, вјештину у писању извјештаја и анализу података и разумијевање законитости и уговора.
На крају, административни асистенти би требало да траже посао у каријерним областима од интереса за њих. Неко ко воли право треба да ради у адвокатској канцеларији зато што ће морати да науче нешто мало о професији да тамо ефикасно ради. Исто тако, особа која не воли медицину не би требало да тежи да ради у ординацији. Што више знате о послу који се обавља на радном мјесту, то су они вреднији као асистенти и веће су им шансе да буду промовисане.
Шта административни асистенти зарађују?
Послови административног асистента знатно се разликују, а компензација се повећава у зависности од обима њихових радних обавеза, њиховог искуства и стажа оних којима помажу. Дакле, помоћник администратора за малу канцеларију ће зарадити мање од једног за високу зараду, брзу поделу рекламне куће, и оба ће зарадити мање од извршног административног особља које ради искључиво за ЦЕО.
Према Индеед.цом, када се у просеку исплаћују плате које се нуде у огласима за посао за октобар 2018, примљени административни помоћници на почетном нивоу добили су $13.05 по сату или приближно $28,000 сваке године. С друге стране, Салари.цом извјештава да искусни јуниорски административни асистент зарађује, у просјеку, $40,588, од септембра 2018. године. Исти сајт наводи просјечну плату за административног помоћника ЦЕО-а као $77,913, али врхунске зараде, укључујући и пакете бенефиција, ишле су тако високо као $95,219.
Будућност административних асистената
Технологија се брзо мења, чинећи наше животе продуктивнијим, организованијим и брзим него икада. Могло би се помислити да то угрожава послове административног асистента будућности, али то није случај. У ствари, на неки начин, то им даје још више могућности.
Данас су “виртуални асистенти” каријера која расте. Способност рада на даљину и контакта путем телефона и видеа са својим послодавцима омогућава асистентима да раде за људе широм свијета. Ово је све већа прилика за каријеру за оне који желе да раде од куће или у иностранству. Неки ВА раде директно за компаније, неки су запослени од стране трећих лица и многи су сада самозапослени и раде са скраћеним радним временом за два или више послодаваца недељно. Бити успешан ВА захтева још више само-покретања и марљивости јер рад на даљину значи да треба да останемо мотивисани на сопственом плану.
И у традиционалним канцеларијама, административни помоћници немају шта да се плаше - њихови послови ће и даље бити кључ за успех сваког радног места. Оно што може да се промени јесте ниво компјутерске стручности за који се очекује да ће имати јер се аутоматизација и дигитално ослањање настављају повећавати, тако да ће они који остану на трендовима и технологијама имати предност над својим вршњацима.
